Indicadores no topo (cartões)

Três cartões resumem a situação do período filtrado — “À Enviar”, “Autorizadas” e “Canceladas”. Clicar em um cartão filtra automaticamente a listagem pelos status correspondentes; clicar novamente no mesmo cartão remove o filtro.

Filtros

• Status NFS-e (múltiplo)
• Filial (múltiplo)
• Tipo de Data (obrigatório): Data Movimento, Data Emissão ou Data Saída — enquanto nenhum tipo é escolhido, os campos de data ficam bloqueados
• Data Inicial / Data Final (obrigatórios quando um Tipo de Data é escolhido) — intervalo máximo de 31 dias
• TMV RPS (múltiplo)
• Número RPS ou NFS-e
• Chave Fato RPS ou NFS-e
• Participante (múltiplo)

Listagem

Cada linha mostra, lado a lado, os dados do documento de origem (RPS) e os dados da NFS-e gerada a partir dele (quando já existir): status do documento, se está contabilmente atualizado, status do evento de transmissão, status junto à Prefeitura/SEFAZ, código de retorno (cStat), chave, identificação do documento (filial-tipo-série-número), data, Tipo de Movimento, participante e valor.

Seleção e barra de lote

Marcar uma ou mais linhas faz aparecer, na parte inferior da tela, uma barra com a quantidade de documentos selecionados e um botão “Ações em lote”, que leva para uma segunda tela onde as ações abaixo podem ser aplicadas a todo o lote de uma vez. A seleção é lembrada mesmo ao trocar de página da listagem ou sair e voltar à tela.

Ações disponíveis por linha (menu de contexto)

Cada linha tem um menu com as seguintes ações, cada uma disponível apenas quando a situação do documento permite:

• Transmitir RPS — disponível quando o RPS ainda não foi enviado ou está em lote aguardando envio.
• Exibir Histórico — sempre disponível; mostra as operações e eventos já ocorridos com o documento.
• DANFSE — disponível quando a NFS-e já está Autorizada ou Cancelada.
• Exportar XML — mesma condição do DANFSE.
• Enviar por E-mail — mesma condição do DANFSE.
• Consulta administrativa — disponível quando o RPS já está contabilmente atualizado.
• Cancelar NFS-e — disponível apenas quando a NFS-e está Autorizada.

Dar duplo clique em uma linha também abre o histórico de operações/eventos daquele documento.

Transmitir NFS-e

Cada documento selecionado é processado individualmente — uma falha em um documento não impede que os demais sejam transmitidos. Para cada documento, o sistema registra um evento de acompanhamento de transmissão (ou reaproveita um já existente, se houver um pendente de processamento) e envia a Declaração de Prestação de Serviço (DPS) ao ambiente da NFS-e Nacional. Se o retorno não for um status de autorização, o evento de acompanhamento é marcado com erro e o motivo é reportado; caso contrário, é marcado como concluído. Após a transmissão bem-sucedida, o sistema tenta enviar a nota por e-mail automaticamente. Se todos os documentos forem transmitidos com sucesso:

Se algum documento falhar:

Cancelar NFS-e

O cancelamento pode ser feito informando diretamente a chave da NFS-e, ou informando a chave do RPS de origem (nesse caso o sistema localiza automaticamente a NFS-e gerada a partir dele). Um motivo de cancelamento é sempre obrigatório.

Quando o cancelamento é feito a partir da chave do RPS, o sistema cancela a NFS-e e, em seguida, tenta cancelar também o próprio RPS de origem — se esse segundo cancelamento falhar, a NFS-e já cancelada não é revertida; o sistema apenas avisa que o RPS não pôde ser cancelado, junto com o motivo. Após um cancelamento bem-sucedido, o documento é enviado por e-mail automaticamente informando a alteração. Cada documento do lote é processado de forma independente — uma falha em um não impede o cancelamento dos demais. Se todos os cancelamentos forem concluídos:

Se algum falhar:

Gerar DANFE

Gera, para os documentos selecionados, o PDF do DANFSE (representação impressa da NFS-e). Quando o documento não está cancelado, o sistema também gera automaticamente o boleto de cobrança correspondente e o reúne no mesmo PDF final, junto com o DANFSE — documentos cancelados não geram boleto.

Exportar XML

O usuário escolhe quais tipos de XML deseja exportar para cada documento selecionado — de Envio, de Retorno, Tx2, de Distribuição e/ou de Cancelamento — e recebe um arquivo compactado (.zip) com todos eles, organizados em uma pasta por documento.

Enviar por E-mail

Reenvia, por e-mail, os documentos selecionados. Cada documento é processado de forma independente.

Consulta Administrativa

Esta ação existe para corrigir divergências entre o que o ERP tem registrado e o que efetivamente consta no governo (situações em que a transmissão foi bem-sucedida no governo, mas o ERP não conseguiu registrar isso corretamente, ou vice-versa). Ao ser executada para um documento:

• O sistema consulta diretamente o governo pela chave de acesso da NFS-e (recuperando essa chave automaticamente, se ainda não estiver registrada no ERP).
• Compara CNPJ do emitente, CNPJ do destinatário e valor líquido entre o que o governo retornou e o que está no ERP — havendo qualquer divergência, a operação é interrompida para aquele documento e o detalhe da diferença é exibido.
• Se estiver tudo de acordo, o sistema atualiza o status do RPS e, quando necessário, cria ou atualiza o documento de NFS-e correspondente para refletir exatamente a situação oficial (autorizada ou cancelada).
• Se o governo mostrar a nota como cancelada mas o ERP ainda não tinha registrado esse cancelamento, o cancelamento é replicado no ERP (tanto na NFS-e quanto no RPS de origem).

Mensagens exibidas em caso de divergência (a consulta é interrompida para aquele documento, mas os demais do lote continuam sendo processados):

Se todos os documentos da consulta forem processados sem divergência:

Caso 1 — Transmitir um lote de RPS pendentes

O usuário filtra pelo cartão “À Enviar”, seleciona os documentos desejados na listagem (a barra de lote aparece na parte inferior mostrando a quantidade escolhida) e aciona “Ações em lote” > “Transmitir”. Cada documento é enviado individualmente; ao final, a listagem é atualizada mostrando quais notas foram autorizadas e quais tiveram falha, com o motivo de cada falha.

Caso 2 — Corrigir uma nota que não sincronizou corretamente

Uma nota foi transmitida, mas por uma instabilidade de rede o ERP não recebeu a confirmação de autorização, mesmo a nota já constando como autorizada no governo. O usuário usa “Consulta administrativa” nesse documento — o sistema consulta o governo, confirma que os dados batem (mesmo CNPJ e valor) e atualiza o status do documento no ERP para Autorizada, sem que o usuário precise retransmitir a nota.