Acessar a tela de Plano de Contas

O usuário acessa o menu do módulo Contabilidade e seleciona a rotina “Plano de Contas”. O sistema exibe a listagem das contas contábeis já cadastradas.

Iniciar um novo cadastro

O usuário aciona a opção de cadastrar uma nova conta contábil. Se o campo de código reduzido for deixado como “0” (ou não preenchido manualmente), o sistema calcula automaticamente o próximo código reduzido disponível na sequência de cadastro configurada para o plano de contas, incrementando essa sequência para evitar duplicidade.

Preencher os dados da conta

O usuário preenche o código estruturado da conta (ex: “1.1.01”), o nome, a natureza contábil, se a conta aceita lançamento direto (Analítica) ou é apenas agrupadora (Sintética), e os demais campos de classificação (ver seção 5).

Preencher referências fiscais, se aplicável

Se a conta terá exportação para o LALUR ou enquadramento no Lucro Presumido, o usuário informa o status correspondente e a tabela SPED de referência vinculada — os dois campos são obrigatórios em conjunto (não é possível preencher um sem o outro). Se a conta for do tipo Analítica, o preenchimento do plano de contas referencial também passa a ser obrigatório, exceto quando a natureza da conta for “Contas de Compensação”, “Outras” ou “*”.

Selecionar as filiais habilitadas

O usuário marca, na lista de filiais disponíveis para o seu usuário, quais filiais poderão utilizar essa conta contábil.

Salvar

O usuário confirma o cadastro. O sistema valida todas as regras (referências obrigatórias, tipo das tabelas SPED vinculadas) antes de gravar; se qualquer validação falhar, a gravação é interrompida e a mensagem de erro correspondente é exibida (ver seção 9). Se tudo estiver correto, a conta é criada e a tela é atualizada com os dados recém-gravados.

Código reduzido da conta

Tipo: texto/número

Obrigatoriedade: obrigatório (preenchido automaticamente se informado “0”)

Descrição: identificador único e curto da conta contábil, usado internamente pelo sistema para referenciar a conta em lançamentos e relatórios.

Comportamento: se informado “0” ao cadastrar, o sistema substitui automaticamente pelo próximo código disponível na sequência configurada.

Impacto: é a chave usada para localizar a conta em lançamentos contábeis, relatórios e nas demais rotinas que referenciam plano de contas.

Código da conta (código estruturado)

Tipo: texto

Obrigatoriedade: obrigatório

Descrição: representa a posição da conta na hierarquia do plano de contas, no formato hierárquico separado por pontos (ex: “1.1.01”).

Comportamento: define o nível da conta e sua conta superior (pai) na estrutura; é usado para determinar se a conta é Patrimonial (inicia com “1” ou “2”) ou de Resultado.

Impacto: usado em relatórios contábeis (Balanço, DRE, Razão), na ordenação da listagem e na validação de movimentação de contas na hierarquia.

Nome da conta

Tipo: texto

Obrigatoriedade: obrigatório

Descrição: descrição da conta contábil, exibida em listagens, relatórios e lançamentos.

Comportamento: campo de texto livre.

Impacto: aparece em todos os relatórios e telas que referenciam a conta.

Tipo de conta (Analítica/Sintética)

Tipo: seleção

Obrigatoriedade: obrigatório

Descrição: define se a conta aceita lançamento direto (Analítica) ou é apenas agrupadora de outras contas (Sintética).

Comportamento: quando “Analítica”, passa a exigir o preenchimento do plano de contas referencial (salvo exceções de natureza). É também usado para validar movimentações na hierarquia (contas filhas de uma conta movida precisam manter o mesmo status).

Impacto: contas Sintéticas não podem receber lançamento contábil direto; contas Analíticas sim.

Natureza da conta / Código da natureza

Tipo: seleção

Obrigatoriedade: obrigatório

Descrição: classifica a conta contábil (ex: Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido, Resultado — código “04”).

Comportamento: determina qual código de conta referencial é usado (referencial “de plano” para Ativo/Passivo/PL/Resultado, ou referencial padrão para as demais naturezas) e é usado nas rotinas de ajuste de contas de resultado.

Impacto: usado para separar contas Patrimoniais das contas de Resultado nos relatórios contábeis e nas listagens específicas de Balanço/DRE.

Status Patrimonial

Tipo: seleção (Sim/Não)

Obrigatoriedade: obrigatório

Descrição: indica se a conta compõe o Balanço Patrimonial (Sim) ou o Demonstrativo de Resultado — DRE (Não).

Comportamento: usado para filtrar as listagens “Plano Patrimonial” e “Plano de Resultado”; validado ao mover uma conta na hierarquia — a conta de destino precisa ter o mesmo Status Patrimonial da conta de origem.

Impacto: define em qual demonstrativo contábil (Balanço ou DRE) a conta aparece.

Contas auxiliares 1, 2 e 3

Tipo: texto

Obrigatoriedade: opcional

Descrição: contas contábeis auxiliares vinculadas à conta principal, usadas em cenários específicos de escrituração.

Comportamento: campo de referência livre.

Impacto:

Centro de Custo

Tipo: autocomplete/seleção

Obrigatoriedade: condicional — obrigatório apenas se a conta exigir centro de custo (“Restringe Centro de Custo” marcado)

Descrição: centro de custo padrão vinculado à conta, usado para rateio e análise de custos.

Comportamento: quando a conta exige centro de custo, os lançamentos nessa conta ficam vinculados obrigatoriamente a um centro de custo.

Impacto: usado em relatórios de rateio e análise de custos por centro.

Critério de Rateio

Tipo: seleção

Obrigatoriedade: opcional

Descrição: critério usado para ratear valores lançados nessa conta entre diferentes centros de custo ou filiais.

Comportamento: campo de referência a um critério de rateio previamente cadastrado.

Impacto: usado nos processos de rateio de custos/despesas.

Status LALUR / Referencial LALUR

Tipo: seleção / autocomplete

Obrigatoriedade: condicional — se um dos dois campos for preenchido, o outro passa a ser obrigatório

Descrição: indica se e como a conta é exportada para o Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR), e qual tabela SPED de referência (registro tipo “E”) ela usa.

Comportamento: o sistema bloqueia a gravação se apenas um dos dois campos for preenchido, e também bloqueia se a tabela SPED referenciada não for do tipo “E”.

Impacto: usado na geração da obrigação acessória do LALUR.

Status Lucro Presumido / Referencial Presumido

Tipo: seleção / autocomplete

Obrigatoriedade: condicional — mesma regra do LALUR

Descrição: indica se e como a conta é enquadrada no regime de Lucro Presumido, e qual tabela SPED de referência ela usa.

Comportamento: mesma validação de obrigatoriedade cruzada e de tipo da tabela SPED referenciada (tipo “E”) do campo de LALUR.

Impacto: usado na apuração do Lucro Presumido.

Plano de Contas Referencial

Tipo: autocomplete

Obrigatoriedade: condicional — obrigatório quando o Tipo de conta é Analítica, exceto para naturezas “Contas de Compensação”, “Outras” ou “*”

Descrição: código de referência ao plano de contas padrão do SPED, usado para gerar as obrigações acessórias contábeis.

Comportamento: o campo utilizado (referencial “de plano” ou referencial padrão) muda conforme a natureza da conta (Ativo/Passivo/Patrimônio Líquido/Resultado usam um campo; as demais naturezas usam outro).

Impacto: usado na geração do SPED Contábil e em relatórios que dependem do plano de contas referencial.

Filiais habilitadas

Tipo: seleção múltipla (checkbox por filial)

Obrigatoriedade: opcional

Descrição: lista de filiais do usuário logado nas quais essa conta contábil pode ser utilizada.

Comportamento: exibe apenas as filiais às quais o usuário logado tem acesso; as filiais marcadas ficam registradas na conta.

Impacto: restringe em quais filiais a conta pode ser usada em lançamentos.

Observação

Tipo: texto livre

Obrigatoriedade: opcional

Descrição: campo de anotação livre sobre a conta contábil.

Comportamento: apenas armazenamento de texto.

Impacto: nenhum impacto automatizado identificado — apenas informativo.

Busca e filtros

O usuário localiza contas contábeis através da tela de listagem, informando um texto de busca que é comparado com o código reduzido, o nome ou o código estruturado da conta. Também é possível filtrar por: status patrimonial (Patrimonial/Resultado), se a conta aceita lançamento (Analítica/Sintética), nível máximo da conta na hierarquia, tipo de conta, código de natureza e diversas referências (SPED, LALUR, Lucro Presumido, referência rural).

Listagens especializadas

Existem ainda listagens especializadas: apenas contas analíticas (com opção de restringir às que exigem centro de custo), apenas contas analíticas vinculadas a pacote de gastos (para orçamento), apenas contas sintéticas, apenas contas do Balanço Patrimonial, e apenas contas do Demonstrativo de Resultado (DRE). Uma variação da listagem principal também permite optar por considerar ou não o campo de referência ao plano de contas referencial na busca por texto.

Validações na edição

Todos os campos do cadastro podem ser alterados na edição, sujeitos às mesmas validações de obrigatoriedade cruzada (LALUR, Lucro Presumido, plano de contas referencial para contas Analíticas) aplicadas no cadastro — com uma validação adicional: ao editar, se o tipo da conta for Analítica e a natureza da conta não estiver entre as exceções (“Contas de Compensação”, “Outras” ou “*”), o plano de contas referencial passa a ser obrigatório mesmo que não tivesse sido exigido no cadastro original.

Edição sem bloqueio por movimentação

Não há bloqueio de edição por existência de lançamentos — uma conta com movimentação pode ser editada normalmente pela tela padrão. A movimentação de uma conta para outra posição na hierarquia (mudança de código estruturado) é feita por uma ação separada (mover conta contábil, ver seção 8), não pela edição direta do campo de código.

Movimentação na hierarquia

Ao mover uma conta contábil (e suas contas filhas) para um novo código de destino, o sistema valida, para cada conta filha, se o destino mantém o mesmo nível hierárquico, o mesmo Status Patrimonial e o mesmo Código de Natureza da origem, além de verificar se a conta superior do destino já existe e se o novo código gerado não colide com uma conta já existente.

Exclusão e integridade contábil

Antes de excluir uma conta, o sistema verifica se existem lançamentos contábeis, saldos ou itens de lote vinculados a ela — se houver, a exclusão é bloqueada para preservar a integridade da escrituração contábil já realizada.

Importação em lote (Excel)

A importação de contas por planilha aceita apenas arquivos “.xlsx”; o arquivo é processado linha a linha e removido do servidor ao final (sucesso ou falha), sem deixar arquivo temporário retido.

Importação do plano de contas referencial (SPED)

Os dados de referência vêm dos registros SPED L100 e L300 já cadastrados na Escrita Fiscal — essa importação só pode ser feita uma vez (bloqueada se já existir plano de contas referencial cadastrado).

Integração com Escrita Fiscal (SPED Contábil)

Os campos de referência (LALUR, Lucro Presumido, Composição de Custo, Plano de Contas Referencial) alimentam diretamente a geração das obrigações acessórias do SPED Contábil.

Referências LALUR e Lucro Presumido são obrigatórias em conjunto

Se o usuário informar o Status LALUR (diferente de “Não Exporta”), o campo Referencial LALUR passa a ser obrigatório, e vice-versa; a mesma regra vale para Status e Referencial do Lucro Presumido. Se apenas um dos dois campos de cada par for preenchido, o sistema impede a gravação e exibe:

Tabela SPED referenciada precisa ser do tipo “E”

As tabelas SPED vinculadas como referência do LALUR, do Lucro Presumido ou da Composição de Custo (esta última apenas quando a natureza da conta é “Contas de Resultado”) precisam ser registros do tipo “E”. Se o registro selecionado for de outro tipo, o sistema bloqueia a gravação e exibe:

Conta Analítica exige plano de contas referencial

Ao salvar uma conta do tipo Analítica, o plano de contas referencial é obrigatório, exceto quando a natureza da conta for “Contas de Compensação”, “Outras” ou “*”. Mensagem exibida:

Conta não pode ser excluída se tiver contas filhas

Uma conta contábil com contas filhas vinculadas na hierarquia não pode ser excluída. Mensagem exibida:

Conta não pode ser excluída se tiver lançamentos dependentes

Se a conta tiver lançamentos contábeis, saldos com valor diferente de zero ou itens de lote vinculados, a exclusão é bloqueada. Mensagem exibida:

Ao mover uma conta, origem e destino devem ter o mesmo nível hierárquico

Mensagem exibida quando os níveis não coincidem:

Ao mover uma conta, o Status Patrimonial não pode mudar

Uma conta patrimonial não pode se tornar uma conta de resultado ao ser movida, e vice-versa. Mensagem exibida:

Ao mover uma conta, a conta superior do destino precisa existir e ser compatível

A conta superior de destino precisa existir na base, ter o mesmo Status Patrimonial e o mesmo Código de Natureza da conta de origem. Mensagens exibidas, conforme o caso:

O novo código de conta gerado ao mover não pode já existir

Mensagem exibida:

O plano de contas referencial só pode ser importado uma vez

Se já existir algum plano de contas referencial cadastrado, uma nova importação é bloqueada. Mensagem exibida:

Contas do plano de contas referencial precisam respeitar a máscara da divisão contábil

Ao importar o plano de contas referencial, cada código de conta é validado contra a máscara cadastrada para a divisão contábil correspondente. Mensagem exibida quando inválida: