Tipos de Planilhas

Tipos de Planilhas — Recorrentes x Demanda

O aplicativo EasyPac suporta dois tipos principais de planilhas: Recorrentes e Demanda. Cada uma delas possui comportamento, regras de uso e restrições próprias. A compreensão correta dessas diferenças é fundamental para que os registros sejam feitos de forma consistente, sem perda de dados ou apontamentos em documentos incorretos.

Tipos de Planilhas — Recorrentes x Demanda

O aplicativo EasyPac suporta dois tipos principais de planilhas: Recorrentes e Demanda. Cada uma delas possui comportamento, regras de uso e restrições próprias. A compreensão correta dessas diferenças é fundamental para que os registros sejam feitos de forma consistente, sem perda de dados ou apontamentos em documentos incorretos.

Planilhas Recorrentes

• Definição: planilhas criadas com frequência de registros previamente configurada pelo administrador/gestor no portal.
• Exemplo: monitoramento de temperatura a cada 2 horas ou checklist diário de abertura de loja.
• Características principais:
  • Quantidade de registros já vem determinada na configuração inicial.
  • Não é possível alterar essa frequência via aplicativo.
  • A cada abertura da planilha, o usuário encontra a relação dos itens a serem preenchidos, sem necessidade de criar documentos adicionais.
  • O app controla automaticamente se todos os registros obrigatórios foram preenchidos (ex.: 6 registros de temperatura ao longo do dia).
• Comportamento na tela:
  • Ao abrir, a planilha já lista todos os itens esperados.
  • Os itens são exibidos com status (pendente, preenchido, em andamento).
• Mensagens comuns:
  • “Todos os registros obrigatórios desta planilha foram preenchidos.”
  • “Existem itens pendentes — verifique antes de concluir.”
• Boas práticas:
  • Sempre verificar se todos os horários/frequências foram atendidos.
  • Sincronizar ao final do turno para garantir envio de todos os registros.

Planilhas de Demanda

• Definição: planilhas sem frequência pré-definida, utilizadas quando há necessidade eventual ou não programada de registros.
• Exemplo: expedição de cargas, recebimento de matéria-prima, ou inspeções avulsas.
• Características principais:
  • Permitem preenchimentos ilimitados.
  • Ao abrir, a tela inicial aparece em branco, sem itens exibidos de imediato.
  • No rodapé, existe o botão “Criar Documento”, que inicia um novo ciclo de preenchimento.
• Documento:
  • Cada novo preenchimento gera um documento identificado por um campo específico.
  • Esse campo deve ser definido pela empresa conforme sua realidade (ex.: nº da nota fiscal, nº da carga, nº do caminhão).
  • O documento funciona como “capa” para os registros inseridos, permitindo organização e rastreabilidade.
• Comportamento na tela:
  • Ao clicar em Criar Documento, é solicitado o preenchimento do identificador (campo Documento).
  • Depois, ao clicar sobre o documento, são exibidos os itens a serem preenchidos.
  • O usuário pode criar e manter mais de um documento aberto simultaneamente.
• Riscos e cuidados:
  • É essencial conferir qual documento está selecionado antes de apontar registros.
  • Apontar no documento incorreto pode gerar inconsistências e necessidade de retrabalho.
• Mensagens comuns:
  • “Nenhum documento criado. Clique em ‘Criar Documento’ para iniciar.”
  • “Documento criado com sucesso — preencha os itens abaixo.”
  • “Atenção: este documento já foi finalizado.”
• Boas práticas:
  • Adote um padrão de identificação para documentos (ex.: sempre usar nº da NF).
  • Finalize cada documento assim que concluir o processo de expedição/recebimento.
  • Sincronize os documentos concluídos antes de criar novos, garantindo atualização no servidor.

Comparativo Resumido

Característica	Recorrentes	Demanda
Frequência	Pré-configurada pelo gestor	Sem limite, criada conforme necessidade
Abertura	Itens já listados ao abrir	Precisa clicar em “Criar Documento”
Identificação	Não requer campo de documento	Requer identificação (Documento)
Quantidade	Registros fixos (ex.: 6/dia)	Ilimitados
Uso típico	Checklist programado, monitoramentos periódicos	Expedição, recebimento, registros avulsos
Risco	Esquecer de preencher um horário/frequência	Registrar no documento errado