Gestão de Licenças

Documento de boas práticas para gestão e otimização de licenças do portal e aplicativo, com foco em organização, monitoramento e aproveitamento eficiente dos recursos disponíveis.

Organizar e Identificar Seus Dispositivos

A identificação adequada dos dispositivos é fundamental para uma gestão eficiente. Uma boa organização facilita o controle, manutenção e rastreabilidade dos equipamentos.

Identificação Física

Utilize etiquetas ou códigos de patrimônio nos aparelhos para facilitar a identificação visual e o controle físico dos equipamentos. Exemplos de nomenclatura: “MONITOR-001”, “CELULAR-CÂMARA-02”, “TABLET-PRODUCAO-05”. Mantenha um registro atualizado de todos os dispositivos, incluindo localização física, responsável e data de aquisição.

Identificação no Portal

Preencha o campo “Nome do Dispositivo” no portal com informações que identifiquem claramente o setor e a empresa responsável. Exemplo: “CELULAR-CÂMARA-02”.

Verificar o Consumo de Licenças por Empresa

Por que analisar dispositivos ociosos?

Dispositivos sem utilização representam licenças paradas que poderiam estar ativas em outros equipamentos, gerando desperdício de recursos financeiros e operacionais. A análise periódica permite identificar oportunidades de otimização e melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

Como identificar dispositivos ociosos?

Siga este processo de análise no portal:

• Acesse a lista de dispositivos no portal
• Aplique filtro por empresa, Situação = “Ativo” e Suporte = “Não”
• Ordene a coluna “Data do último Acesso” de forma decrescente

Ações Recomendadas por Período de Inatividade

• 15+ dias sem uso: Verifique a necessidade do dispositivo com o responsável. Pode ser um período de férias ou afastamento temporário.
• 30+ dias sem uso: Considere transferir a licença para outro dispositivo que necessite. Entre em contato com o setor para confirmar se o equipamento ainda é necessário.
• Atenção: Carência de 7 dias para reativar uma licença após desativação

Identifique equipamentos sem uso e libere licenças desnecessárias para otimizar recursos.

Benefícios da Análise Regular

• Redução de custos com licenças ociosas
• Melhor aproveitamento dos recursos disponíveis
• Identificação de necessidades reais de novos dispositivos

Ativação de Novo Dispositivo

Ao adicionar um novo dispositivo ao sistema, siga estas boas práticas para garantir organização e facilitar a gestão futura das licenças.

Processo Completo de Ativação

• Acesse o portal e inative a licença do dispositivo antigo (se necessário)
• No dispositivo novo, realize o primeiro acesso. Com isso o sistema vai cadastrar o dispositivo como pendente

• Retorne ao portal e aprove a ativação do novo dispositivo
• Preencha as informações completas (nome, empresa, setor) e realize a ativação
• Teste o acesso no aplicativo para confirmar funcionamento

Localize o dispositivo usando o ID no portal e realize a ativação. Será exibida a mensagem de pendência de liberação, sinalizando a liberação da licença no portal. Acesse a identificação do Dispositivo clicando no ícone de informações (i).

Faça login no aplicativo do dispositivo. Siga as boas práticas ao adicionar um novo dispositivo para garantir organização e facilitar a gestão futura das licenças.

Resumo das Boas Práticas

• Identifique fisicamente todos os dispositivos com etiquetas padronizadas
• Preencha completamente as informações de cada dispositivo no portal
• Monitore regularmente dispositivos ociosos (ao menos mensalmente)
• Transfira licenças de dispositivos sem uso para equipamentos ativos
• Considere a carência de 7 dias ao planejar desativações de licenças
• Mantenha registros atualizados de todas as movimentações