Fechamento Apuração ICMS-ST – Escrita Fiscal

A rotina Fechamento Apuração ICMS-ST, disponível no ERP Atak pelo caminho de menu Escrita Fiscal > Apurações > Fechamento Apuração ICMS-ST, encerra o conta-corrente do ICMS devido por Substituição Tributária que a filial, na condição de contribuinte substituto, reteve nas suas operações de saída.

A rotina Fechamento Apuração ICMS-ST, disponível no ERP Atak pelo caminho de menu Escrita Fiscal > Apurações > Fechamento Apuração ICMS-ST, encerra o conta-corrente do ICMS devido por Substituição Tributária que a filial, na condição de contribuinte substituto, reteve nas suas operações de saída. O fechamento acontece sempre em três dimensões simultâneas: por filial, por período de apuração e por UF de destino da mercadoria. Para cada UF o sistema consolida os débitos retidos, os créditos de entrada, as devoluções, os ressarcimentos, os ajustes originados dos documentos fiscais e os ajustes de apuração lançados pelo usuário, aplica o saldo credor transportado do período anterior e grava o resultado final daquele Estado.

O desenho do cálculo reproduz, valor a valor, o Registro E210 da EFD ICMS/IPI — Apuração do ICMS por Substituição Tributária. Cada UF apurada corresponde a um registro E200 no arquivo da escrituração digital, com a respectiva apuração em E210, os ajustes em E220 e as obrigações a recolher em E250. O resultado apurado por UF é exatamente o montante que a empresa recolherá ao Estado de destino por meio de GNRE ou de guia estadual própria, e é também a base lida pelas rotinas de GIA e pelo Livro de Apuração de Tributos.

A rotina trabalha de forma estritamente consolidadora: ela não calcula o ICMS-ST de cada documento, que já vem definido pela escrituração do documento fiscal e pelas fórmulas internas de substituição tributária; ela soma o que foi escriturado. Também não emite guia de recolhimento, não gera título a pagar, não contabiliza lançamentos e não grava o arquivo da escrituração digital — as guias de ICMS-ST são cadastradas manualmente na rotina Período Apuração Impostos – Guia e apenas lidas pelos relatórios e pelas obrigações acessórias. O fechamento não consolida filiais, atuando somente sobre a filial do período selecionado, e não consolida UFs entre si: crédito apurado em um Estado nunca compensa débito apurado em outro.

▶ Tutorial em vídeo: ainda não disponível para esta rotina.

A rotina é destinada ao perfil fiscal — analistas e encarregados da escrita fiscal responsáveis pela apuração mensal dos tributos e pela entrega das obrigações acessórias estaduais. O acesso à tela Fechamento Apuração ICMS-ST depende da liberação do recurso correspondente no cadastro de permissões do usuário, dentro da pasta Apurações do módulo Escrita Fiscal. A ação de calcular a apuração é controlada por um recurso próprio, distinto do recurso de acesso à tela, de modo que o administrador pode liberar a consulta ao fechamento sem liberar o cálculo. A exportação da lista de períodos e a exportação para Excel da grade de ajustes automáticos também possuem recursos próprios de permissão.

O pré-requisito central é a existência do Período de Apuração de Tributos para o tributo ICMS-ST, da filial e da competência desejada. A rotina de fechamento não cria períodos: ela apenas os processa. O cadastro e a geração dos períodos acontecem na rotina Período Apuração Tributos, que define a data inicial, a data final, a data de entrega, a data de vencimento e a chave de fato do período. Por esse motivo a tela de fechamento não possui botão Novo.

A escrituração fiscal do período precisa estar concluída antes do cálculo. O fechamento lê os documentos de entrada e de saída já escriturados no livro de registro, com seus CFOP, CST, modelo de documento fiscal e valores de ICMS-ST e de FCP-ST. Documentos ainda não escriturados, documentos cancelados, itens cancelados e documentos sem lote de escrituração vinculado ficam fora do cálculo.

Três condições são verificadas pelo sistema no momento do cálculo. A primeira é que o período selecionado seja o primeiro período ainda não fechado da filial para o tributo ICMS-ST, considerando a ordem cronológica das datas iniciais — existindo período anterior em Aberto ou em Conferência, o sistema impede o cálculo. A segunda é a data de fechamento cadastrada para a filial: se essa data for posterior à data final do período de apuração, o cálculo é recusado. A terceira é a própria existência do período para a combinação de filial, código de período e tributo.

Quando a empresa utiliza ajustes automáticos, é pré-requisito adicional o cadastro prévio dos Modelos de Ajuste de Apuração com tributo de origem ICMS-ST, ativos e vinculados à filial, bem como o cadastro dos Históricos de Apuração e dos códigos da Tabela 5.1.1 de Códigos de Ajuste, importados por UF. Para ajustes lançados manualmente, o pré-requisito é a rotina Movimentação apuração de tributo, onde o usuário registra os lançamentos de outros débitos, estornos, outros créditos, deduções e débitos especiais com o respectivo código de ajuste de apuração.

Passo 1 — Abrir a lista de períodos: o usuário acessa Escrita Fiscal > Apurações > Fechamento Apuração ICMS-ST. O sistema abre a janela Lista de Fechamento de Apuração de ICMSST, trazendo os períodos de apuração do tributo ICMS-ST das filiais que o usuário tem permissão de enxergar, ordenados do período mais recente para o mais antigo.

Passo 2 — Localizar o período a apurar: o usuário aplica os filtros Filial(s), Período de e Até e aciona Buscar, ou usa o campo de pesquisa livre da grade. O sistema recarrega a lista apenas com os períodos que atendem aos filtros.

Passo 3 — Abrir o assistente de fechamento: com a linha do período selecionada, o usuário aciona Edição na barra de ferramentas ou dá duplo clique sobre a linha. O sistema carrega o período e abre o assistente de cinco etapas. Se o período estiver com status Aberto, o assistente inicia na primeira etapa; se estiver em Conferência ou Fechado, o assistente salta diretamente para a etapa Resumo de Fechamento.

Passo 4 — Conferir os parâmetros do fechamento: na etapa Parâmetros do Fechamento o sistema exibe, em modo somente leitura, a identificação completa do período: tributo, filial, código, datas de entrega e vencimento, chave de fato, data inicial, data final, mês e ano de referência e status. O usuário confere os dados e aciona Próximo. O sistema valida o preenchimento do formulário antes de avançar e, caso algum dado obrigatório esteja ausente, exibe a mensagem informando que todos os campos precisam estar corretamente preenchidos.

Passo 5 — Analisar as críticas do período: o sistema abre a etapa Críticas e carrega as ocorrências detectadas na escrituração do período para o tributo ICMS-ST, exibindo a janela de espera enquanto processa. As ocorrências aparecem agrupadas por tipo. O usuário pode dar duplo clique em qualquer linha para abrir a janela Detalhes da Ocorrência e pode imprimir a relação de críticas em PDF, Excel ou Word pela barra de ferramentas da etapa.

Passo 6 — Confirmar o prosseguimento com críticas: ao acionar Próximo com pelo menos uma crítica listada, o sistema exibe a confirmação informando que existem críticas no período e perguntando se o usuário deseja prosseguir. Respondendo afirmativamente, o assistente avança; as críticas têm caráter informativo e nunca bloqueiam o cálculo.

Passo 7 — Revisar os ajustes automáticos: o sistema abre a etapa Ajustes Automáticos e monta a grade com uma linha por modelo de ajuste ativo cujo tributo de origem seja o ICMS-ST, já com o valor calculado a partir dos documentos do período segundo a regra de base e percentual definidos no modelo. Não havendo modelo de ajuste cadastrado para o ICMS-ST, a grade permanece vazia e o assistente avança sem gerar movimentação automática.

Passo 8 — Validar tipo de partida e ajuste de apuração: ao acionar Próximo, o sistema verifica cada linha da grade de ajustes automáticos. Linhas cujo tipo de partida do histórico diverge do tipo de partida do código de ajuste são apontadas na mensagem de atenção que lista os modelos com tipo de partida inválido. Linhas sem código de ajuste de apuração informado são apontadas na mensagem que lista os modelos sem ajuste de apuração. Enquanto houver qualquer dessas situações, o sistema bloqueia o avanço.

Passo 9 — Revisar os ajustes da apuração lançados manualmente: o sistema abre a etapa Ajustes da Apuração e lista todas as movimentações de apuração do tributo ICMS-ST e da filial cuja data de lançamento esteja dentro do intervalo do período, incluindo tanto os lançamentos manuais quanto as movimentações automáticas já geradas. O sistema aplica a essa etapa a mesma validação de tipo de partida e de código de ajuste da etapa anterior, identificando as linhas pela chave de fato.

Passo 10 — Acessar o resumo de fechamento: o sistema abre a etapa Resumo de Fechamento, com o cabeçalho de identificação do período, o quadro Demonstração de Cálculo da Apuração, os blocos de Débitos e Créditos e a grade de totais por UF. Com o período ainda em Aberto, a grade traz apenas a linha Total com valores zerados.

Passo 11 — Acionar o cálculo da apuração: o usuário aciona Calcular Apuração na barra de ferramentas da etapa de resumo, botão habilitado somente quando o período está com status Aberto. O sistema abre a janela modal com a grade editável de UFs e carrega a sugestão de saldo credor do período anterior.

Passo 12 — Definir as UFs e o saldo credor anterior: o usuário confere a relação de UFs sugerida, ajusta o valor da coluna Total do Saldo Credor do Periodo Anterior de cada Estado, acrescenta UFs pelo botão Adicionar e remove eventuais linhas que ele mesmo acrescentou pelo botão Remover. O sistema impede a inclusão de uma segunda linha enquanto houver linha nova sem UF preenchida e rejeita UF repetida na grade.

Passo 13 — Prosseguir com o cálculo: o usuário aciona Prosseguir. O sistema exibe a máscara de processamento e envia ao servidor a filial, o período, o tributo, as datas e a relação de UFs com seus respectivos saldos credores. O servidor gera as movimentações automáticas dos modelos de ajuste, grava os detalhes documento a documento dessas movimentações e, para cada UF informada, executa o cálculo completo do E210 e grava a linha de resultado daquela UF.

Passo 14 — Consolidar os totais do período: ainda dentro do mesmo processamento, o sistema soma todas as linhas por UF gravadas e atualiza os totais do cabeçalho do período — débitos, créditos, saldo devedor apurado, deduções, saldo a recolher, saldo credor a transportar e valores de extra-apuração — e altera o status do período para Conferência.

Passo 15 — Receber a confirmação do cálculo: o sistema atualiza o campo de status na tela, recarrega a grade de totais por UF e exibe a mensagem informando que o cálculo do período de apuração de ICMS-ST foi realizado com sucesso.

Passo 16 — Conferir o resultado por UF: o usuário clica em qualquer linha da grade de totais por UF. O sistema preenche o quadro superior Demonstração de Cálculo da Apuração com os valores daquela UF, detalhando todas as parcelas de débito e de crédito. A linha Total fica selecionada automaticamente após o carregamento da grade, de modo que o quadro superior mostra inicialmente a consolidação de todas as UFs.

Passo 17 — Imprimir o Livro de Apuração de Tributos: com o período já calculado, o usuário aciona Imprimir Relatório. O sistema gera em PDF o Livro de Apuração de Tributos com o resumo da apuração do ICMS-ST da filial e do intervalo de datas do período.

Passo 18 — Fechar o período: conferido o resultado, o usuário aciona Fechar Período, habilitado somente quando o período está em Conferência. O sistema valida que não existe período anterior em Aberto ou em Conferência, altera o status para Fechado, registra o código da rotina responsável pelo fechamento, exibe a mensagem de período de apuração de tributos fechado com sucesso e recarrega a lista de períodos.

A consulta aos fechamentos de ICMS-ST acontece integralmente pela janela Lista de Fechamento de Apuração de ICMSST. A lista apresenta os períodos de apuração do tributo ICMS-ST das filiais autorizadas ao usuário, ordenados por data inicial do período em ordem decrescente e, dentro da mesma data, por filial e por tributo. A paginação é automática e o usuário pode reordenar a grade clicando em qualquer coluna.

O usuário dispõe de três filtros estruturados — Filial(s), Período de e Até — que podem ser combinados livremente e são aplicados pelo botão Buscar. Além deles, a pesquisa livre da grade localiza registros por data de início ou fim do período, por código de período, por código de filial, por valor de saldo anterior ou saldo atual, por apelido da filial, por identificador do tributo ou por nome do tributo. O botão Limpar Filtros devolve a lista ao estado inicial.

Para consultar o detalhe de um fechamento já realizado, o usuário seleciona a linha e aciona Edição, ou dá duplo clique sobre ela. Períodos em Conferência ou Fechados abrem diretamente na etapa Resumo de Fechamento, exatamente a visão que interessa à consulta: o quadro de demonstração do cálculo, os blocos de débitos e créditos e a grade de totais por UF. Selecionando cada linha da grade, o usuário navega entre os Estados apurados e vê a composição completa de cada um; selecionando a linha Total, vê a consolidação do período.

A consulta ao conteúdo que formou o resultado também está disponível no próprio assistente. A etapa Ajustes da Apuração lista todas as movimentações de apuração do tributo e da filial com data de lançamento no período, permitindo conferir código de ajuste, histórico, complemento e valor de cada lançamento que entrou na apuração. A etapa Críticas permite rever as ocorrências de escrituração do período a qualquer momento.

A exportação da lista de períodos está disponível pela barra de ferramentas, nos formatos Excel, Word, PDF e HTML, com limite de mil linhas por arquivo. A movimentação de ajustes automáticos pode ser exportada para Excel pela etapa correspondente. O Livro de Apuração de Tributos, acionado pelo comando Imprimir Relatório, imprime em PDF o resumo da apuração a partir dos valores gravados no período, organizando os grupos de débitos — total por saídas e prestações, ajustes de débitos, ajustes de débitos provenientes de documentos fiscais e estorno de créditos — e os grupos de créditos — devolução, ressarcimentos, entradas, ajustes de créditos, ajustes de créditos provenientes de documentos fiscais e estorno de débitos — seguidos dos grupos de saldo devedor, deduções, valor a recolher, saldo credor a transportar e extra-apuração, com o detalhamento dos ajustes de apuração classificados pela natureza do código.

O fechamento da apuração de ICMS-ST não é um cadastro editável campo a campo. Todos os dados de identificação do período — tributo, filial, código, datas, chave de fato e competência — chegam protegidos na etapa Parâmetros do Fechamento, porque pertencem ao cadastro realizado na rotina Período Apuração Tributos; qualquer correção nesses dados é feita lá, e a própria base de dados impede alterar as datas de um período que já possua lançamentos de escrita fiscal vinculados.

Dentro do assistente, a edição direta pelo usuário existe em dois pontos. O primeiro é a grade da etapa Ajustes Automáticos, onde a coluna Valor e a coluna Ajuste de Apuração aceitam alteração nas linhas cujo indicador de alteração do fechamento permita edição; o servidor recompõe os ajustes automáticos no momento do cálculo a partir dos modelos cadastrados, aplicando o valor apurado pela regra do modelo e o código de ajuste definido no próprio modelo. O segundo é a janela de saldo credor por UF, onde o usuário define quais Estados serão apurados e qual o saldo credor de cada um; esse valor informado prevalece sobre a sugestão apresentada e é aplicado como crédito do período na UF correspondente.

A alteração do resultado de uma apuração já calculada se faz por reabertura, nunca por edição direta. Com o período em Conferência ou Fechado, o usuário aciona Abrir Período na etapa de resumo ou na lista. O comando da etapa de resumo reabre apenas o período selecionado e exige que ele seja o último período não aberto da filial para o tributo; havendo período posterior fechado, o sistema informa que não foi possível abrir o período porque existe período posterior fechado e orienta a abrir primeiro o posterior. O comando da lista reabre o período selecionado e, em uma única operação, também todos os períodos posteriores que estejam fechados ou em conferência.

A reabertura devolve o período ao status Aberto e desfaz integralmente o resultado: zera os totais gravados no cabeçalho do período — saldo anterior, saldo atual, saldo a transportar, extra-apuração, ajustes a crédito e a débito, ajustes de documentos fiscais, deduções, estornos de créditos e de débitos, impostos a crédito e a débito, devoluções e saldo devedor —, exclui todas as linhas de resultado por UF daquele período e exclui as movimentações de apuração geradas automaticamente pelos modelos de ajuste, junto com seus detalhes documento a documento. As movimentações de apuração lançadas manualmente são preservadas, porque pertencem ao usuário e não ao processamento. A chave de fato do período permanece. Após a reabertura é obrigatório executar novamente o comando Calcular Apuração para reconstituir o resultado.

Enquanto o período estiver em Conferência ou Fechado, o sistema bloqueia a inclusão e a exclusão de valores de tributo nos itens dos documentos escriturados daquela filial e competência, exibindo a mensagem de período de apuração de impostos não aberto. A rotina de Movimentação apuração de tributo também impede criar, alterar ou excluir lançamentos quando existe período fechado no mês civil do lançamento.

Não há tela de histórico de alterações específica do fechamento. O registro do encerramento é feito no próprio período, que guarda o status e o código da rotina que executou o fechamento, e a rastreabilidade das movimentações automáticas é dada pelo vínculo entre a movimentação gerada, a chave de fato do período e o detalhamento documento a documento.

O resultado do fechamento é gravado em dois níveis. O nível analítico é a apuração por UF: para cada Estado informado na janela de cálculo o sistema grava uma linha com o saldo credor anterior, o total de débitos por retenção, outros débitos, estorno de créditos e ajustes a débito de documento, o total de créditos por devolução, ressarcimento, entradas, outros créditos, estorno de débitos e ajustes a crédito de documento, o saldo devedor apurado, as deduções, o valor a recolher, o saldo credor a transportar e os débitos especiais. O nível sintético é o cabeçalho do período, que recebe a soma de todas as linhas por UF e o status Conferência. A chave da apuração analítica é a combinação de filial, período, tributo e UF, o que garante um único resultado por Estado em cada competência.

A entrada de dados do cálculo tem três origens combinadas. A primeira são os itens dos documentos escriturados no livro de registro de entradas e saídas, filtrados por filial, por data de registro dentro do intervalo do período e pela UF em apuração, excluídos os documentos e itens cancelados e os documentos sem lote de escrituração vinculado; de cada item o sistema soma o valor do ICMS-ST e, nos modelos de documento fiscal previstos e a partir da data de corte da regra de FCP, também o valor do FCP-ST, que é somado ao próprio ICMS-ST e não apurado em coluna separada. A segunda origem são os códigos de ajuste de dez posições informados nos itens tributários dos documentos, tanto no código principal quanto no código auxiliar, sendo que no código auxiliar o sistema escolhe qual valor somar conforme a origem configurada — valor do imposto, FCP, imposto diferido, FCP diferido, valores isentos, encargos tributários, encargos acrescidos do imposto em situações tributárias de substituição já retida, valor do ICMS desonerado ou valor do desconto do ICMS desonerado. A terceira origem são as movimentações de apuração do tributo, filtradas por filial, por data de lançamento dentro do intervalo do período e pelo prefixo de UF do código de ajuste.

A classificação das parcelas segue regras fixas e objetivas. Para os documentos, a natureza é dada pelo primeiro dígito do CFOP: cinco e seis caracterizam retenção, ou seja, débito; um e dois caracterizam crédito, subdividido em devolução, ressarcimento e demais entradas conforme a relação de CFOP; CFOP iniciados por três e por sete ficam fora da apuração. Para os ajustes de documento, a natureza é dada pelo terceiro e pelo quarto caractere do código de dez posições, que separam ajustes a crédito, ajustes a débito, deduções e débitos especiais. Para as movimentações de apuração, a natureza é dada pelo código de oito posições: o prefixo de duas letras define a UF, o terceiro caractere identifica que o ajuste pertence ao ICMS-ST e o quarto caractere define a classe — outros débitos, estorno de créditos, outros créditos, estorno de débitos, deduções e débito especial.

O processamento acontece dentro de uma única transação. O sistema primeiro recompõe no servidor a grade de ajustes automáticos a partir dos modelos ativos com tributo de origem ICMS-ST e vinculados à filial, gera as movimentações correspondentes em blocos e grava o detalhamento documento a documento de cada uma. Em seguida percorre a relação de UFs recebida, executa o cálculo completo de cada Estado e grava a linha de resultado. Ao final de cada UF processada, recalcula e grava os totais consolidados do cabeçalho do período. Somente com todas as operações concluídas o sistema confirma a transação.

As integrações automáticas desta rotina são de leitura e de consolidação, não de geração de documentos. O fechamento lê o livro fiscal, as movimentações de apuração, os modelos de ajuste e o cadastro do período; grava a apuração por UF, os totais do período e as movimentações automáticas. A escrituração digital EFD ICMS/IPI consome o resultado gravado para montar o Bloco E: um registro E200 por UF apurada, o registro E210 com os valores da apuração daquele Estado, os registros E220 com os ajustes de apuração agrupados por código e complemento e os registros E250 com as obrigações a recolher, estas lidas das guias cadastradas para o período e a UF. As rotinas de GIA de Rio Grande do Sul, São Paulo e Tocantins leem a apuração por UF e as guias do tributo. O Livro de Apuração de Tributos lê os totais gravados no período. A rotina de DeSTDA e a geração de GNRE por documento trabalham diretamente sobre os itens escriturados e independem do fechamento.

Não existe integração do fechamento de ICMS-ST com contabilização de lançamentos fiscais, com contas a pagar ou com geração automática de guia ou de título. As guias de ICMS-ST são cadastradas pelo usuário na rotina Período Apuração Impostos – Guia, vinculadas ao período pela combinação de filial, período e tributo e qualificadas pela UF, e são lidas pelas obrigações acessórias e pelo relatório. A rotina de contabilização de lançamentos fiscais de impostos exige período fechado apenas para o ICMS próprio.

O comportamento dos saldos segue uma convenção constante em toda a rotina: saldo credor é sempre representado por valor negativo, tanto no saldo anterior quanto no saldo a transportar, enquanto o valor a recolher é sempre positivo ou zero. Em cada UF, no máximo um entre valor a recolher e saldo a transportar é diferente de zero; quando débitos e créditos se equivalem, ambos ficam zerados. O sistema força o sinal do saldo credor informado pelo usuário, de forma que um valor digitado como positivo é aplicado como crédito.

Os valores trabalham com duas casas decimais e as somas são exatas, sem arredondamento intermediário entre as parcelas. No cálculo do valor de cada ajuste automático, o sistema aplica o percentual sobre a base definida no modelo — valor contábil, valor da base, tributo, isentas, outras, tributo devido, tributo de FCP, UF de origem, UF de destino, fórmula ou ICMS desonerado — e consolida o total do modelo arredondado antes de gravar a movimentação.

Regra 1 — Apuração obrigatoriamente por UF de destino: o ICMS-ST é apurado separadamente para cada UF informada na janela de cálculo, e o sistema grava uma linha de resultado por Estado. Crédito apurado em uma UF jamais compensa débito apurado em outra, porque o recolhimento é devido a cada Estado individualmente. O usuário recebe, ao final, tantos valores a recolher quantas forem as UFs com saldo devedor.

Regra 2 — Somente as UFs presentes na grade são apuradas: o cálculo percorre exclusivamente a relação de UFs que constar da janela de saldo credor no momento do comando Prosseguir. Um Estado que não esteja nessa relação não recebe linha de resultado e não compõe os totais do período, ainda que existam documentos escriturados com ICMS-ST para ele. Por isso o sistema mantém fixas as UFs que sugeriu e só permite remover as linhas acrescentadas pelo próprio usuário.

Regra 3 — Saldo credor anterior informado prevalece: o sistema sugere o saldo credor de cada UF a partir do que o período anterior apurou como saldo a transportar, mas o valor que vale para o cálculo é o que estiver na janela no momento do Prosseguir. O sistema converte o valor informado para a forma credora, de modo que um montante digitado sem sinal é aplicado como crédito do período naquela UF.

Regra 4 — Período precisa existir para a combinação de filial, competência e tributo: o fechamento opera sobre um período previamente cadastrado para o tributo ICMS-ST. Não existindo o período, o processamento se encerra sem gravar resultado. Períodos são criados exclusivamente na rotina Período Apuração Tributos.

Regra 5 — Ordem cronológica obrigatória para calcular: o sistema só calcula a apuração do primeiro período ainda não fechado da filial para o tributo ICMS-ST. Existindo período anterior em Aberto ou em Conferência, o sistema recusa a operação informando que não foi possível calcular a apuração porque existe período anterior em Aberto ou em Conferência, e orienta o usuário a tratar primeiro o período anterior. O impacto é que a apuração de ICMS-ST precisa ser executada mês a mês, na sequência das competências.

Regra 6 — Data de fechamento da filial limita o cálculo: se a data de fechamento cadastrada para a filial for posterior à data final do período de apuração, o sistema recusa o cálculo informando que a data de fechamento cadastrada para a filial é posterior à data final do período e orienta a verificar o cadastro da filial. O usuário precisa ajustar a data de fechamento da filial antes de apurar a competência.

Regra 7 — Escopo dos documentos considerados: entram no cálculo os itens de documentos da filial do período, com data de registro dentro do intervalo do período, cuja UF corresponda à UF em apuração, que possuam valor de ICMS-ST escriturado e que estejam vinculados a um lote de escrituração. Ficam fora documentos cancelados, itens cancelados e documentos sem lote. O usuário que não localizar um valor esperado no resultado deve conferir primeiro essas condições na escrituração.

Regra 8 — A natureza do documento vem do CFOP: a classificação de um item como débito ou crédito é determinada pelo primeiro dígito do CFOP do item, e não pelo tipo do lote de escrituração. CFOP iniciados por cinco e por seis compõem a retenção, que é débito; CFOP iniciados por um e por dois compõem os créditos; CFOP iniciados por três e por sete não participam da apuração de ICMS-ST.

Regra 9 — Relação fechada de CFOP de devolução: os CFOP de devolução reconhecidos pela apuração são 1410, 1411, 1414, 1415, 1660, 1661, 1662, 2410, 2411, 2414, 2415, 2660, 2661 e 2662. Os valores desses itens alimentam o total por devolução de mercadorias, que é parcela de crédito do período.

Regra 10 — CFOP de ressarcimento: os CFOP 1603 e 2603 alimentam o total por ressarcimento, parcela de crédito apurada em coluna própria e informada em campo específico da escrituração digital.

Regra 11 — Demais entradas formam o crédito por entradas e aquisições: itens de entrada com CFOP iniciado por um ou dois que não pertençam às relações de devolução nem de ressarcimento compõem o total por entradas e aquisições.

Regra 12 — Situação tributária restringe o crédito de entrada: itens de entrada cuja situação tributária termine em 60 ou seja igual a 500, que caracterizam mercadoria com ICMS-ST já retido anteriormente, não compõem devolução, ressarcimento nem entradas, salvo quando o lançamento pertence a lote de saída, como ocorre na devolução emitida pela própria filial. Esse teste não se aplica à retenção: itens de saída compõem o débito independentemente da situação tributária.

Regra 13 — FCP-ST somado ao ICMS-ST: o valor do FCP retido por substituição tributária é somado ao valor do ICMS-ST nas parcelas de retenção, devolução, ressarcimento e entradas, desde que o documento pertença aos modelos fiscais previstos pela regra — nota fiscal modelo 01, nota fiscal avulsa 1B, nota fiscal de produtor 04, NF-e 55 e NFC-e 65 — e a data de registro seja igual ou posterior à data de corte da regra de FCP. O resultado apresentado ao usuário é, portanto, o montante conjunto de ICMS-ST e FCP-ST.

Regra 14 — Ajustes de documento classificados pelo código de dez posições: os códigos de ajuste informados nos itens tributários, no código principal ou no auxiliar, são classificados pelo terceiro e pelo quarto caractere, com quarto caractere identificando o ICMS-ST. Terceiro caractere 0, 1 e 2 produzem ajuste a crédito de documento; 3, 4 e 5 produzem ajuste a débito de documento; 6 produz dedução; 7 produz débito especial. Códigos com estrutura diferente dessas combinações não participam da apuração.

Regra 15 — Origem do valor no código de ajuste auxiliar: quando o item traz código de ajuste auxiliar, o sistema escolhe o valor a somar conforme a origem configurada no próprio item: valor do imposto, valor do FCP, valor do imposto diferido, valor do FCP diferido, valor das operações isentas, encargos tributários, encargos tributários acrescidos do valor do imposto nas situações tributárias de substituição já retida, valor do ICMS desonerado ou valor do desconto do ICMS desonerado. Não havendo origem informada, o sistema utiliza o valor do imposto.

Regra 16 — Classificação das movimentações de apuração pelo código de ajuste: o código de ajuste de oito posições da movimentação define, pelo quarto caractere, a classe do lançamento: 0 para outros débitos, 1 para estorno de créditos, 2 para outros créditos, 3 para estorno de débitos, 4 para deduções e 5 para débito especial. O histórico de apuração do lançamento não define a classe; ele informa a natureza de partida exibida e validada na tela.

Regra 17 — Prefixo do código de ajuste define a UF da movimentação: a UF em que uma movimentação de apuração é computada é dada pelas duas primeiras letras do código de ajuste, e não pela UF da filial nem pela UF do documento. Um lançamento com código de prefixo de outro Estado é apurado naquele Estado, e por isso a consulta de códigos de ajuste do ICMS-ST oferece a tabela completa, sem restringir pela UF da filial.

Regra 18 — Movimentações que não entram na apuração: ficam fora dos totais por UF as movimentações sem código de ajuste informado, as que trazem código inexistente na tabela de códigos de ajuste, as marcadas como adicionais por serem de valor declaratório, as cujo terceiro caractere não identifique o ICMS-ST e as cujo prefixo aponte para UF diferente da que está sendo apurada. O lançamento permanece visível na etapa Ajustes da Apuração, mas não altera o resultado.

Regra 19 — Intervalo de datas das movimentações: entram na apuração as movimentações do tributo e da filial cuja data de lançamento esteja dentro do intervalo entre a data inicial e a data final cadastradas no período. A data do lançamento, e não o código do período informado na movimentação, é o que determina a competência em que o ajuste é apurado.

Regra 20 — Valor da movimentação é sempre positivo: a rotina de movimentação de apuração grava o valor sempre como montante positivo. O efeito de aumentar ou reduzir o imposto devido decorre exclusivamente da classe do código de ajuste, e não do sinal do valor.

Regra 21 — Fórmula do débito apurado: o débito apurado de cada UF é a soma da retenção por saídas e prestações, dos ajustes a débito provenientes de documentos fiscais, dos outros débitos e dos estornos de créditos lançados por movimentação.

Regra 22 — Fórmula do crédito apurado: o crédito apurado de cada UF é a soma das devoluções, dos ressarcimentos, dos ajustes a crédito provenientes de documentos fiscais, dos créditos por entradas e aquisições, dos outros créditos e dos estornos de débitos lançados por movimentação.

Regra 23 — Fórmula do resultado da UF: o sistema confronta o débito apurado com a soma do saldo credor do período anterior e do crédito apurado. Resultado positivo é gravado como saldo devedor apurado e como valor a recolher daquela UF. Resultado negativo é gravado como saldo credor a transportar para o período seguinte, sempre com sinal negativo, ficando o valor a recolher igual a zero. Resultado nulo deixa ambos zerados.

Regra 24 — Débitos especiais não integram o valor a recolher: os débitos especiais, originados de movimentações com código de ajuste de débito especial e de códigos de ajuste de débito especial informados nos documentos, são acumulados na coluna de valores recolhidos ou a recolher em extra-apuração e não entram no confronto de débitos e créditos da UF. O usuário recolhe esses valores por guia própria, fora do saldo da apuração.

Regra 25 — Saldo credor é sempre registrado como valor negativo: tanto o saldo credor do período anterior quanto o saldo credor a transportar são gravados com sinal negativo, e somente valores credores são considerados; o valor a recolher é sempre positivo ou zero. Em cada UF, no máximo uma dessas duas grandezas é diferente de zero.

Regra 26 — Totais do período são a soma das UFs: o cabeçalho do período recebe a soma de todas as linhas por UF em cada coluna — saldo anterior, débitos, créditos, ajustes, deduções, saldo devedor, valor a recolher, saldo a transportar e extra-apuração. Esse é o valor que aparece na linha Total da grade, na lista de períodos e no Livro de Apuração de Tributos.

Regra 27 — Críticas são informativas: as ocorrências listadas na etapa Críticas nunca impedem o cálculo nem o fechamento. O sistema apenas solicita a confirmação do usuário antes de avançar quando existe ao menos uma crítica no período.

Regra 28 — Tipo de partida precisa ser coerente para avançar: nas etapas Ajustes Automáticos e Ajustes da Apuração, o sistema compara a natureza de partida do histórico com a natureza derivada do código de ajuste. Havendo divergência, ou havendo linha sem código de ajuste informado, o sistema exibe a mensagem de atenção relacionando os registros afetados e impede o avanço até a correção.

Regra 29 — Modelos de ajuste aplicáveis: o cálculo processa exclusivamente os modelos de ajuste de apuração com status ativo, tributo de origem ICMS-ST e lista de filiais vazia ou contendo a filial do período. Modelos de outros tributos não produzem movimentação nesta rotina. Não havendo modelo aplicável, a etapa de ajustes automáticos permanece vazia e nenhuma movimentação automática é gerada.

Regra 30 — Movimentações automáticas ficam vinculadas ao período: cada movimentação gerada pelos modelos recebe chave de fato própria, histórico e código de ajuste do modelo, valor igual ao total apurado pelo modelo, data de lançamento igual à data final do período e vínculo com a chave de fato do período, além do detalhamento documento a documento que compõe o valor. Esse vínculo é o que permite ao sistema desfazer exatamente essas movimentações na reabertura, preservando os lançamentos manuais.

Regra 31 — Transição para Conferência: concluído o cálculo com sucesso, o período passa automaticamente do status Aberto para Conferência. É nesse status que o usuário confere o resultado por UF antes de encerrar a competência.

Regra 32 — Fechamento exige apuração calculada: o comando Fechar Período só fica disponível com o período em Conferência. Tentar encerrar um período que ainda esteja em Aberto resulta na mensagem informando que não é possível fazer o fechamento do período sem calcular a apuração, com orientação para calcular a apuração e repetir a operação.

Regra 33 — Fechamento exige período anterior encerrado: ao fechar, o sistema verifica novamente a ordem cronológica. Existindo período anterior em Aberto ou em Conferência, o sistema informa que não é possível fazer o fechamento do período porque existe período anterior Aberto ou em Conferência e orienta a tratar o período anterior primeiro.

Regra 34 — Fechamento exige período cadastrado para a filial: não existindo período de apuração de tributos para a filial, o sistema informa que não foi possível fechar o período de apuração porque não existe período de apuração de tributos para essa filial.

Regra 35 — O fechamento não recalcula valores: a passagem de Conferência para Fechado altera apenas o status do período e registra o código da rotina de encerramento. Os totais permanecem exatamente como o cálculo os gravou; nenhuma guia, título, lançamento contábil ou arquivo é produzido nesse momento.

Regra 36 — Reabertura apenas do último período não aberto: o comando Abrir Período da etapa de resumo exige que o período seja o último, em ordem cronológica, que não esteja Aberto. Existindo período posterior fechado, o sistema informa que não foi possível abrir o período porque existe período posterior Fechado e orienta a abrir o posterior primeiro.

Regra 37 — Reabertura em cadeia pela lista: o comando Abrir Período da lista reabre, em uma única operação e sob confirmação do usuário, o período selecionado e todos os períodos posteriores da mesma filial e tributo que estejam Fechados ou em Conferência. Períodos já Abertos não são afetados.

Regra 38 — Reabertura desfaz o resultado: reabrir o período zera todos os totais gravados no cabeçalho, exclui todas as linhas de resultado por UF daquela competência e exclui as movimentações automáticas geradas pelo cálculo, junto com seus detalhes. As movimentações lançadas manualmente permanecem. O usuário precisa executar Calcular Apuração novamente para reconstituir o resultado.

Regra 39 — Trava da escrituração em período não aberto: com o período em Conferência ou Fechado, o sistema impede incluir ou excluir valores de tributo nos itens dos documentos escriturados daquela filial e competência, apresentando a mensagem de período de apuração de impostos não aberto. Para corrigir um documento, é preciso reabrir o período.

Regra 40 — Trava das movimentações de apuração: a rotina Movimentação apuração de tributo impede criar, alterar ou excluir lançamentos quando existe período fechado no mês civil da data do lançamento, e exige valor maior que zero. A exclusão de uma movimentação só é possível com o período em Aberto.

Regra 41 — Exclusão de período depende da ausência de resultado: o período de apuração não pode ser excluído na rotina Período Apuração Tributos enquanto possuir linhas de resultado por UF ou movimentações de apuração vinculadas. A reabertura do período, que elimina as linhas por UF e as movimentações automáticas, é o caminho para liberar a exclusão.

Regra 42 — Impedimento de alteração de datas do período: a alteração das datas inicial e final de um período que já possua lançamentos de escrita fiscal vinculados é recusada, com a mensagem informando que existem lançamentos de escrita fiscal que utilizam esse período de apuração. Da mesma forma, a inclusão de um período com intervalo de datas sobreposto ao de outro imposto é recusada com a mensagem de intervalo de datas conflitante.

Regra 43 — Guias são cadastradas manualmente: o valor a recolher apurado por UF não gera guia automaticamente. O usuário cadastra as guias na rotina Período Apuração Impostos – Guia, informando número, valor, vencimento, código de receita e UF, e é esse cadastro que alimenta os registros de obrigações a recolher da escrituração digital, a GIA e o Livro de Apuração de Tributos.

Regra 44 — Impressão do relatório exige período calculado: o comando Imprimir Relatório só fica habilitado quando o período não está em Aberto, porque o Livro de Apuração de Tributos é montado a partir dos valores gravados pelo cálculo.

Regra 45 — Exportação da lista limitada a mil registros: a exportação da lista de períodos para Excel, Word, PDF ou HTML processa no máximo mil linhas por arquivo. O usuário que precisar de um volume maior deve estreitar os filtros de filial e de intervalo de datas e gerar mais de um arquivo.

Regra 46 — Permissões diferenciadas por ação: o acesso à tela, a execução do cálculo da apuração, a exportação da lista de períodos e a exportação para Excel da grade de ajustes automáticos são controlados por recursos distintos no cadastro de permissões, permitindo liberar a consulta ao fechamento sem liberar a execução do cálculo.