Fechamento Apuração ICMS Difal

A rotina Fechamento Apuração ICMS Difal, disponível no menu Escrita Fiscal > Apurações > Fechamento Apuração ICMS Difal do ERP Atak, encerra, por filial e por período mensal de apuração, o cálculo do ICMS DIFAL (diferencial de alíquota devido nas operações interestaduais destinadas a consumidor final não contribuinte e nas entradas para uso, consumo e ativo imobilizado) e do FCP (Fundo de Combate à Pobreza), sempre segregados por UF.

A rotina Fechamento Apuração ICMS Difal, disponível no menu Escrita Fiscal > Apurações > Fechamento Apuração ICMS Difal do ERP Atak, encerra, por filial e por período mensal de apuração, o cálculo do ICMS DIFAL (diferencial de alíquota devido nas operações interestaduais destinadas a consumidor final não contribuinte e nas entradas para uso, consumo e ativo imobilizado) e do FCP (Fundo de Combate à Pobreza), sempre segregados por UF. A rotina trabalha no mesmo modelo conceitual dos registros E300 e E310 da EFD ICMS/IPI, de modo que o resultado apurado na tela é exatamente o que alimenta o arquivo do SPED Fiscal.

Para cada UF envolvida no período, o sistema reúne quatro origens de valores: os débitos e créditos de DIFAL e de FCP extraídos dos itens tributários do Livro de Registro de Entradas e Saídas; os ajustes manuais lançados na rotina de movimentação de apuração e classificados por código de ajuste de apuração; os ajustes automáticos produzidos pelos modelos de ajuste de apuração parametrizados para a filial; e o saldo credor transportado do período anterior, quando o usuário autoriza esse transporte. Sobre esse conjunto o sistema calcula, separadamente para DIFAL e para FCP, o saldo devedor apurado, o valor a recolher após deduções e o saldo credor a transportar para o período seguinte.

O encerramento é conduzido por um assistente de seis passos — Parâmetros do Fechamento, Ajustes Automáticos, ICMS DIFAL, FCP, Guia e Resumo Fechamento — que leva o usuário da escolha do tributo e da filial até a confirmação final. Ao acionar o comando Fechar Período, o sistema grava o resultado por UF, as guias de recolhimento informadas, as movimentações de apuração geradas pelos modelos de ajuste automático e altera a situação do período de “Aberto” para “Fechado”. O mesmo assistente permite reabrir (estornar) um período já fechado, desfazendo o que o fechamento gerou, para que o usuário corrija valores e feche novamente. O resultado consolidado por UF abastece a EFD ICMS/IPI (registros E300, E310, E311, E312, E313 e E316), a GIA do estado do Tocantins na parte de DIFAL e o próprio fechamento de ICMS, que consome os ajustes classificados como DIFAL e FCP.

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O acesso à rotina é controlado pelo cadastro de usuários e perfis do ERP Atak. O usuário precisa do recurso da tela Fechamento Apuração ICMS Difal, posicionada dentro da pasta de menu Apurações do módulo Escrita Fiscal. As consultas do assistente — listagem de fechamentos, obtenção do primeiro período em aberto, montagem das grades por UF, listagem dos ajustes automáticos e acompanhamento do log de processamento — ficam disponíveis a qualquer usuário autenticado que consiga abrir a tela. Já as operações que gravam informação exigem recursos próprios, concedidos separadamente: exportação da listagem, fechamento do período de apuração, fechamento com modelo vinculado e estorno do período de apuração. O comando Abrir Período acionado a partir da lista de fechamentos utiliza um recurso específico de estorno do período e dos períodos posteriores, distinto do recurso de estorno simples usado dentro do assistente. A manutenção das guias de recolhimento é controlada pelos recursos de inclusão, edição, exclusão e exportação de guias de período de apuração de impostos.

O perfil típico de uso é o do analista ou do assistente fiscal responsável pela escrituração e pelo envio das obrigações acessórias da filial. Como a rotina grava a apuração definitiva do período, é um perfil que acumula a responsabilidade pela conferência prévia da escrituração.

Antes de utilizar a rotina, o usuário precisa de alguns cadastros e etapas concluídos. O primeiro é o Cadastro de Impostos, no qual deve existir o tributo de ICMS DIFAL com o identificador de ICMS Difal, periodicidade mensal e abrangência estadual — é esse identificador que faz o tributo aparecer no lookup da rotina e que direciona todo o comportamento específico de DIFAL. O segundo é a rotina Período Apuração Tributos, responsável por gerar os períodos mensais de apuração do tributo para cada filial; a rotina de fechamento não cria períodos, apenas encerra um período já existente e em situação “Aberto”. O terceiro é o Cadastro de Filial, de onde o sistema lê a UF da filial (usada para separar a parcela devida à UF de origem da parcela devida à UF de destino), a data de fechamento da escrita fiscal (que impede fechar períodos anteriores a ela) e as inscrições estaduais de substituto tributário por UF, que fazem o sistema acrescentar às grades linhas zeradas para as UFs em que a filial é inscrita.

Também precisam estar preparados os cadastros que alimentam os ajustes. A Tabela de Ajustes de Apuração deve conter os códigos de ajuste por UF, com a estrutura de seis posições em que as duas primeiras identificam a UF, a terceira identifica a apuração (valor “2” para ICMS DIFAL e valor “3” para FCP) e a quarta identifica a utilização do ajuste. O cadastro de Modelos de Ajuste de Apuração define quais ajustes automáticos o sistema propõe no passo 2, com seu histórico, código de ajuste, origem do valor base, percentual sobre a base, filtros de CFOP, UF, NCM, CST, perfil tributário e benefício fiscal, além das marcações de altera fechamento e gera lançamento de detalhe. O cadastro de Histórico de Apuração define o tipo de partida (crédito ou débito) de cada ajuste. Por fim, para completar as guias de recolhimento, precisam existir os cadastros de Receita Federal e de Modelo de Guia.

A escrituração do período deve estar concluída antes do fechamento, porque os débitos e créditos de DIFAL e de FCP são lidos diretamente dos itens tributários do Livro de Registro de Entradas e Saídas da filial dentro do intervalo de datas do período. A rotina também exige que não exista período anterior em aberto para a mesma filial e o mesmo tributo: o sistema só fecha o período mais antigo que estiver em aberto.

Passo 1: abrir a rotina e iniciar um novo fechamento O usuário acessa Escrita Fiscal > Apurações > Fechamento Apuração ICMS Difal. O sistema exibe a tela Lista de Fechamento de Apuração de ICMS Difal, com os períodos de apuração de tributos com identificador de ICMS Difal já existentes para as filiais que o usuário enxerga. Para iniciar um fechamento, o usuário aciona o botão Novo da barra de ferramentas da lista, equivalente ao atalho Ctrl+Insert. O sistema abre o assistente de fechamento posicionado no passo Parâmetros do Fechamento.

Passo 2: informar o tributo no passo Parâmetros do Fechamento No campo Tributo do passo Parâmetros do Fechamento, o usuário seleciona o imposto de ICMS DIFAL por meio do lookup. O sistema limita a consulta aos tributos com identificador de ICMS Difal e exclui os tributos de PIS e de COFINS, de modo que apenas o tributo correto fica disponível para seleção.

Passo 3: informar a filial no passo Parâmetros do Fechamento No campo Filial do passo Parâmetros do Fechamento, o usuário seleciona a filial cujo período será fechado. Assim que o tributo e a filial estão preenchidos, o sistema busca automaticamente o primeiro período de apuração em aberto da combinação — isto é, o período de menor data inicial com situação “Aberto” — e carrega seus dados nos campos protegidos da tela: Código, Data da Entrega, Data do Vencimento, Chave de Fato, Data Início do Período, Data Fim do Período, Mês/Ano de Referência e Status. Quando não existe período em aberto para a combinação informada, o sistema exibe a mensagem “Não existe Período de Apuração de ICMS Difal para essa filial”, com o título “Atenção”, e o usuário não consegue prosseguir.

Passo 4: avançar do passo Parâmetros do Fechamento para os ajustes automáticos O usuário aciona o botão Próximo da barra de ferramentas do passo Parâmetros do Fechamento. O sistema valida o preenchimento do formulário e, caso algum campo obrigatório esteja vazio ou inválido, exibe a mensagem “Por favor, preencha todos os campos corretamente.”, com o título “Fechamento de Apuração de ICMS Difal”. Com o formulário válido, o sistema avança para o passo Ajustes Automáticos.

Passo 5: conferir a grade do passo Ajustes Automáticos O sistema carrega a grade do passo Ajustes Automáticos com uma linha por modelo de ajuste de apuração ativo aplicável à filial e ao tributo, já com o valor calculado a partir dos documentos escriturados no período. Cada linha traz as colunas Modelo, Histórico, Ajuste de Apuração, Valor, Tipo de Partida e a informação interna de altera fechamento. Ao carregar a grade, o sistema distribui imediatamente os valores de cada linha nas colunas Ajustes Auto. das grades por UF dos passos seguintes, conforme a UF e a apuração indicadas no código de ajuste.

Passo 6: completar o código de ajuste e o valor no passo Ajustes Automáticos Quando o modelo não traz o código preenchido, o usuário seleciona o código no campo Ajuste de Apuração da linha, usando o lookup de ajustes de apuração filtrado pelo tributo e pela filial. O usuário também pode alterar o campo Valor da linha, informando um valor monetário com duas casas decimais e não negativo. O sistema recalcula as grades por UF a cada alteração. Linhas de modelos marcados para não alterar o fechamento não aceitam edição: o sistema cancela a entrada em modo de edição.

Passo 7: avançar do passo Ajustes Automáticos para a apuração de ICMS DIFAL O usuário aciona o botão Próximo do passo Ajustes Automáticos. O sistema percorre todas as linhas da grade e verifica se cada uma tem o código de ajuste preenchido e se a terceira posição do código corresponde a ICMS DIFAL ou a FCP. Encontrando qualquer linha fora desse critério, exibe a mensagem “Existe pelo menos um código de ajuste que não está preenchido ou não corresponde a ICMS Difal ou a FCP”, com o título “Fechamento”, e permanece no passo. Estando tudo correto, avança para o passo ICMS DIFAL.

Passo 8: decidir sobre o transporte do saldo credor do período anterior Na primeira abertura das grades por UF, o sistema procura o período imediatamente anterior da mesma filial e do mesmo tributo que tenha alguma UF com saldo atual de DIFAL ou saldo atual de FCP negativo. Quando não encontra período anterior nessas condições, exibe a informação “Não foi encontrado período anterior para transportar Credor” e segue sem transporte. Quando encontra período anterior mas os saldos não são credores, exibe a informação “O Saldo do Período Anterior não é Credor” e também segue sem transporte. Quando existe saldo credor, exibe a pergunta “Existe UF com Saldo Credor, deseja transportá-lo do Periodo Anterior ?”; respondendo “Sim”, o sistema carrega o saldo credor de cada UF na coluna Saldo Anterior das grades; respondendo “Não”, carrega as grades com saldo anterior zerado.

Passo 9: conferir e ajustar a grade do passo ICMS DIFAL O sistema apresenta a grade ICMS DIFAL por UF com uma linha por UF apurada, trazendo o saldo anterior, os débitos (tributo de saída, ajustes manuais, ajustes automáticos e débitos especiais), os créditos (tributo de entrada, ajustes manuais e ajustes automáticos), o saldo de deduções, o valor a recolher e o saldo atual. O usuário confere os valores e, quando necessário, digita diretamente a coluna Saldo Anterior, única coluna editável da grade, informando valor positivo ou negativo. A cada alteração o sistema recalcula a linha inteira — saldo devedor a transportar, valor a recolher, saldo credor a transportar e saldo atual — e atualiza as guias do passo Guia.

Passo 10: avançar para o passo FCP e conferir a apuração do fundo O usuário aciona o botão Próximo do passo ICMS DIFAL. O sistema abre o passo FCP, com a grade FCP por UF, de colunas idênticas às da grade de DIFAL, porém alimentadas pelos valores de FCP por UF. O usuário confere os valores e, se precisar, edita a coluna Saldo Anterior da grade de FCP, com o mesmo recálculo automático da linha e das guias.

Passo 11: avançar para o passo Guia e conferir as guias geradas O usuário aciona o botão Próximo do passo FCP. O sistema abre o passo Guia, com a grade de guias de recolhimento do período, exibindo UF, número da guia, receita federal, tipo da guia, data de vencimento e valor da guia. Para cada UF com valor a recolher maior que zero nas grades de DIFAL e de FCP, o sistema já criou automaticamente a guia correspondente, preenchendo UF, valor, data de vencimento igual à data final do período, mês de referência e ano de referência.

Passo 12: completar os dados obrigatórios de cada guia O usuário seleciona a guia na grade e aciona o botão Edição, atalho Ctrl+E, ou aciona Novo, atalho Ctrl+Insert, para incluir uma guia manualmente. O sistema abre a janela Guia, em que o usuário informa os campos obrigatórios Número da Guia, Receita Federal, Tipo da Guia, UF e Data Vencimento, além dos demais campos de identificação, valores e pagamento. O usuário confirma a janela e o sistema devolve a linha atualizada para a grade do passo Guia. Para excluir uma guia, o usuário seleciona a linha e aciona o botão Excluir, atalho Ctrl+Delete.

Passo 13: avançar do passo Guia para o resumo O usuário aciona o botão Próximo do passo Guia. O sistema atribui a cada linha da grade a filial, o período e o tributo correntes e valida se todas as guias têm número da guia, receita federal e tipo da guia preenchidos. Faltando qualquer um desses dados, exibe a mensagem “Existe pelo menos uma guia com campos obrigatórios não preenchido”, com o título “Fechamento”, e permanece no passo. Estando tudo preenchido, avança para o passo Resumo Fechamento.

Passo 14: conferir o passo Resumo Fechamento O sistema exibe no passo Resumo Fechamento os dados do período de apuração e, no painel de abas Demonstração de Cálculo da Apuração, as abas ICMSDIFAL e FCP, com as respectivas grades por UF. Os campos Saldo Anterior e Saldo Atual do resumo trazem a soma dos saldos das UFs apuradas. O usuário faz a conferência final antes de confirmar o encerramento.

Passo 15: acionar o comando Fechar Período O usuário aciona o botão Fechar Período do passo Resumo Fechamento, atalho Ctrl+F, visível apenas quando o período está com situação “Aberto”. O sistema verifica novamente a existência de saldo credor no período anterior, monta o pacote de dados com a grade de ajustes automáticos, a grade de apuração de ICMS DIFAL por UF, a grade de apuração de FCP por UF e a grade de guias, e abre a janela modal Monitorando, que acompanha o andamento do processamento lendo o log a cada segundo.

Passo 16: acompanhar o processamento e confirmar o resultado O sistema registra no log as etapas do processo: início do fechamento de apuração de ICMS DIFAL, verificação dos modelos simples, verificação dos modelos que tenham modelos vinculados, inserção dos dados da movimentação de apuração, período de apuração fechado, apuração por UF realizada com sucesso, geração das guias realizada com sucesso e fim do fechamento de apuração de impostos. Concluído o processamento, exibe a mensagem “Fechado o Período de Apuração de ICMS Difal com sucesso” e passa a situação do período para “Fechado”. Em caso de falha no processamento, exibe a mensagem “Ocorreu algum erro ao Fechar o Período de Apuração de ICMD Difal” e nenhuma informação é gravada. Quando o período já não está mais em situação “Aberto”, exibe “Período de Apuração de ICMS Difal já fechado”.

Passo 17: iniciar outro fechamento ou encerrar Com o período fechado, o usuário aciona o botão Novo para iniciar o fechamento de outro período ou o botão Fechar Aba para sair do assistente e voltar à lista de fechamentos.

O usuário localiza os fechamentos já existentes pela tela Lista de Fechamento de Apuração de ICMS Difal, que é a porta de entrada da rotina. A lista só apresenta períodos de apuração de tributos cujo cadastro de imposto tenha o identificador de ICMS Difal, de modo que períodos de ICMS próprio, de ICMS ST, de IPI, de PIS, de COFINS ou de ISS nunca aparecem nela, mesmo que existam para a mesma filial.

Os filtros disponíveis na barra superior da lista são Filial(s), de seleção múltipla, Tributo(s), de seleção múltipla e restrito aos tributos de ICMS DIFAL, Período de, que compara com a data inicial do período, e Até, que compara com a data final do período. O botão Buscar aplica a combinação de filtros e o botão Limpar Filtros restabelece a consulta ampla. O campo de pesquisa livre complementa os filtros e aceita data, número inteiro, valor decimal ou texto, procurando respectivamente por datas de início e fim do período, por código do período e código da filial, por saldo anterior e saldo atual, e por filial, apelido da filial, código do tributo e nome do tributo.

A grade é ordenada por padrão da competência mais recente para a mais antiga, depois por filial e por tributo, e informa de imediato a situação de cada período na coluna Status, o que permite ao usuário identificar rapidamente quais competências ainda estão em aberto e qual é a próxima a fechar. Para examinar um período, o usuário seleciona a linha e aciona o botão Edição, atalho Ctrl+E, ou dá duplo clique sobre ela: o sistema abre o assistente já carregado com aquele período. Períodos em situação “Aberto” abrem no início do assistente, permitindo refazer a conferência; períodos em situação “Fechado” abrem diretamente no passo Resumo Fechamento, exibindo os valores gravados no fechamento.

Dentro do assistente, a consulta dos valores apurados é feita pelas grades por UF dos passos ICMS DIFAL e FCP, ambas paginadas em trinta linhas por página, e pela grade do passo Guia, que relaciona todas as guias do período. Quando o período está fechado, essas grades deixam de calcular e passam a exibir exatamente o que foi gravado no fechamento, incluindo os ajustes automáticos já convertidos em movimentações de apuração, agrupados por histórico, modelo e código de ajuste.

Para levar a informação para fora do sistema, a rotina oferece duas exportações. O botão Exportação da lista gera o arquivo com o conteúdo da grade de períodos, limitado a mil registros. A exportação das movimentações de ajuste, disponível com o período fechado, gera a planilha com os lançamentos de apuração produzidos pelo fechamento.

A rotina permite editar o fechamento enquanto o período está em situação “Aberto”. Nesse estado, o usuário reabre o assistente pelo botão Edição da lista e pode alterar o código de ajuste e o valor de cada linha do passo Ajustes Automáticos, o Saldo Anterior de cada UF das grades dos passos ICMS DIFAL e FCP, e todos os dados das guias do passo Guia, inclusive incluindo e excluindo guias. A cada alteração o sistema refaz o cálculo das UFs afetadas e atualiza automaticamente o valor das guias correspondentes.

Os campos do passo Parâmetros do Fechamento relativos ao período — Código, Data da Entrega, Data do Vencimento, Chave de Fato, Data Início do Período, Data Fim do Período, Mês/Ano de Referência e Status — permanecem protegidos em qualquer situação, porque pertencem ao cadastro do período de apuração e são mantidos na rotina Período Apuração Tributos. As colunas calculadas das grades por UF, como Tributo-Saída, Tributo-Entrada, Ajustes Manuais, Saldo Deduções, Valor a recolher e Saldo Atual, também não são editáveis: o sistema as obtém da escrituração e dos lançamentos de apuração e as recalcula a cada alteração do saldo anterior ou dos ajustes automáticos. Para alterar o valor de uma coluna de ajustes manuais, o usuário atua na rotina de movimentação de apuração, lançando ou corrigindo o movimento com o código de ajuste adequado, e retorna ao fechamento para que o novo valor seja recarregado.

Com o período em situação “Fechado”, a rotina bloqueia toda a edição. A grade do passo Ajustes Automáticos informa “Período está fechado, reabra para editar o Ajuste de Apuração”; as grades por UF não aceitam alteração do Saldo Anterior; e o passo Guia informa “Período está fechado, reabra para adicionar uma Guia”, “Período está fechado, reabra para editar a Guia” ou “Período está fechado, reabra para excluir a Guia”. O bloqueio existe porque os valores do período fechado já foram transformados em apuração oficial, alimentam a EFD ICMS/IPI e servem de saldo anterior para a competência seguinte.

Para corrigir um período já fechado, o usuário o reabre. Dentro do assistente, o botão Abrir Período do passo Resumo Fechamento, atalho Ctrl+H, estorna o período corrente: o sistema exige que ele esteja em situação “Fechado” e que seja o último período fechado da filial e do tributo. Atendidas as condições, zera os saldos do cabeçalho, limpa os totais de apuração, exclui todas as linhas de resultado por UF e todas as guias do período, apaga as movimentações de apuração geradas pelo fechamento, devolve a situação para “Aberto” e exibe a mensagem “Estornado o Período de Apuração de Tributos com sucesso”, reiniciando o assistente. Se o período já estiver aberto, informa “Período de Apuração de Tributos já aberto”. Se existir período posterior fechado, informa que não foi possível estornar o período de apuração porque existe período posterior fechado, orientando a abrir primeiro o período posterior.

A partir da lista, o botão Abrir Período, atalho Ctrl+Y, resolve justamente o caso do período posterior fechado. O sistema exige que a linha selecionada esteja com situação “Fechado” e, se não estiver, informa “Período de Apuração de Tributos já aberto.”. Antes de executar, pede a confirmação “Deseja realmente abrir (estornar) o período selecionado? Caso existam períodos posteriores fechados, eles também serão abertos.”. Confirmada a operação, o sistema reabre em uma única transação o período selecionado e todos os períodos posteriores da mesma filial e do mesmo tributo que estejam fechados, e informa “Estornado o Período de Apuração de Tributos com sucesso”.

O estorno preserva deliberadamente dois conjuntos de informação. A chave de fato do período, as datas e o código da rotina permanecem gravados, de modo que o período mantém sua identidade ao ser fechado novamente. E as movimentações de apuração lançadas manualmente pelo usuário, que não têm vínculo com a chave de fato do fechamento, não são excluídas: apenas as movimentações geradas automaticamente pelos modelos de ajuste no fechamento são apagadas, junto com seus detalhes de documentos de origem.

O histórico das alterações do processamento fica registrado no arquivo de log de fechamento, gravado por filial e por data final do período, que é a mesma fonte lida pela janela Monitorando durante a execução.

Regra 1 — Tributo restrito ao identificador de ICMS Difal: o lookup Tributo do passo Parâmetros do Fechamento e o filtro Tributo(s) da lista só apresentam tributos cadastrados com o identificador de ICMS Difal, e os tributos de PIS e de COFINS são explicitamente excluídos da consulta. O usuário não consegue usar esta rotina para fechar ICMS próprio, ICMS ST, IPI ou ISS, que têm rotinas específicas.

Regra 2 — Rotina correta por tipo de tributo: quando o período informado pertence a um tributo incompatível com a rotina acionada, o sistema recusa a operação informando que não foi possível obter o período porque o fechamento de ICMS Difal está inválido ou incorreto, e orienta o usuário a utilizar a rotina de Fechamento Apuração de ICMS Difal. Mensagens equivalentes existem para PIS/COFINS e para ICMS, de modo que cada apuração é fechada pela sua própria rotina.

Regra 3 — Existência prévia do período de apuração: a rotina não cria períodos. Ao selecionar tributo e filial, o sistema busca o primeiro período em aberto e, não encontrando nenhum, informa “Não existe Período de Apuração de ICMS Difal para essa filial” e impede o prosseguimento. O usuário precisa gerar os períodos mensais na rotina Período Apuração Tributos antes de fechar.

Regra 4 — Fechamento sempre do período mais antigo em aberto: o sistema só fecha o período de menor data inicial entre os que estão em situação “Aberto” para a filial e o tributo. Se o usuário tentar fechar uma competência mais recente deixando uma anterior pendente, o fechamento é recusado com a mensagem “Existe período anterior em Aberto”. A regra garante o encadeamento correto do saldo credor de uma competência para a seguinte.

Regra 5 — Período precisa estar aberto: o fechamento exige situação “Aberto”. Períodos em “Fechado”, “Conferência” ou “Cancelado” são recusados com a mensagem de período de apuração de tributos já fechado, e a tela informa “Período de Apuração de ICMS Difal já fechado”.

Regra 6 — Data de fechamento da escrita fiscal da filial: o sistema compara a data final do período com a data de fechamento cadastrada na filial. Se a data final do período for anterior à data de fechamento da filial, o fechamento é recusado com a mensagem “Data de fechamento do período é inferior a data de fechamento da filial”. Filiais sem data de fechamento cadastrada não sofrem essa restrição.

Regra 7 — Geração da chave de fato do período: quando o período ainda não tem chave de fato, o sistema a gera no momento do fechamento e a utiliza para vincular todas as movimentações de apuração criadas. É essa chave que permite identificar, em um estorno futuro, exatamente o que foi gerado por aquele fechamento.

Regra 8 — Composição das UFs apuradas: o sistema apura toda UF que tenha, no período, parcela de diferencial devida à UF de destino, parcela devida à UF de origem ou valor de FCP maior que zero, acrescentando ainda as UFs em que a filial tem inscrição estadual de substituto tributário cadastrada, estas com valores zerados. UFs sem nenhuma dessas condições não aparecem nas grades.

Regra 9 — Documentos considerados na apuração: entram na apuração apenas os documentos do livro com data de registro dentro do período, situação diferente de cancelado, denegado e inutilizado, e espécie pertencente à lista de modelos de nota fiscal e de conhecimento de transporte aceitos pela rotina. Documentos de outras espécies ou em situação excluída não compõem os débitos e créditos das grades.

Regra 10 — Separação de débitos e créditos pelo tipo do lote: operações de saída geram débito e operações de entrada geram crédito. Na saída, a parcela devida à UF de destino é débito da UF de destino e a parcela devida à UF de origem é débito da UF da filial; o FCP das saídas é débito das UFs diferentes da UF da filial. O mesmo critério, invertido, vale para as entradas.

Regra 11 — Estrutura obrigatória do código de ajuste de apuração: o sistema interpreta o código de ajuste em posições fixas — UF nas duas primeiras, apuração na terceira, utilização na quarta e sequencial nas demais. Códigos com terceira posição igual a “2” pertencem à apuração de ICMS DIFAL e códigos com terceira posição igual a “3” pertencem à apuração de FCP. Códigos fora desse padrão não são reconhecidos pela rotina.

Regra 12 — Validação do código de ajuste ao avançar do passo Ajustes Automáticos: ao acionar Próximo no passo Ajustes Automáticos, o sistema exige que toda linha tenha código de ajuste preenchido e que esse código pertença à apuração de ICMS DIFAL ou de FCP. Encontrando qualquer linha irregular, exibe “Existe pelo menos um código de ajuste que não está preenchido ou não corresponde a ICMS Difal ou a FCP” e não avança, impedindo que um ajuste fique sem destino na apuração por UF.

Regra 13 — Modelos marcados para não alterar o fechamento: linhas da grade do passo Ajustes Automáticos originadas de modelos com a marcação de não alterar fechamento não entram em modo de edição. O usuário as visualiza para conferência, mas não altera seu código de ajuste nem seu valor.

Regra 14 — Valor do ajuste automático não negativo: a coluna Valor da grade do passo Ajustes Automáticos aceita apenas valores iguais ou maiores que zero, com duas casas decimais. O sentido do ajuste — débito ou crédito — vem do tipo de partida do histórico e da utilização indicada no código de ajuste, nunca do sinal do valor.

Regra 15 — Ajustes manuais exigem código de ajuste cadastrado e não adicional: entram na apuração apenas as movimentações de apuração do período cujo código de ajuste existe na tabela de ajustes de apuração e não está marcado como adicional. Movimentações sem código de ajuste ou com código marcado como adicional não compõem as colunas Ajustes Manuais, Saldo Deduções e Especiais das grades.

Regra 16 — Saldo Anterior é a única coluna editável das grades por UF: nas grades dos passos ICMS DIFAL e FCP, apenas a coluna Saldo Anterior aceita digitação, com valor positivo ou negativo. Todas as demais colunas são calculadas pelo sistema a partir da escrituração, das movimentações de apuração e dos ajustes automáticos, e são recalculadas a cada alteração.

Regra 17 — Bloqueio da edição de Saldo Anterior de FCP antes de 2017: na grade do passo FCP, a coluna Saldo Anterior não aceita edição quando o ano da data final do período é anterior a 2017, porque nessas competências o FCP não tem apuração própria e seus valores são somados aos do diferencial de alíquota no cálculo do DIFAL.

Regra 18 — Apuração independente de FCP a partir de 2017: para competências com data final a partir de 2017, o sistema apura o FCP por UF de forma totalmente separada do DIFAL, com saldo credor anterior, débitos, créditos, deduções, valor a recolher e saldo credor a transportar próprios, refletindo o layout completo do registro E310.

Regra 19 — Convenção de sinal dos saldos: em toda a rotina, saldo credor é representado por valor negativo e saldo devedor por valor positivo. Essa convenção vale para a coluna Saldo Anterior, para a coluna Saldo Atual, para os saldos do cabeçalho do período e para o encadeamento entre competências, em que o saldo atual de um mês se torna o saldo anterior do mês seguinte.

Regra 20 — Piso zero no saldo devedor e no saldo credor: tanto o saldo devedor a transportar quanto o saldo credor a transportar têm piso zero. Nenhuma UF apresenta saldo devedor negativo ou saldo credor positivo: quando o cálculo resultaria em valor negativo, o sistema registra zero e o resultado aparece no outro lado da apuração.

Regra 21 — Deduções abatem apenas o valor a recolher: os valores classificados como deduções pela quarta posição do código de ajuste reduzem exclusivamente o valor a recolher da UF, com piso zero. Não geram nem consomem saldo credor e não alteram o saldo atual da UF.

Regra 22 — Débitos especiais não compõem o cálculo: os valores classificados como débito especial pela quarta posição do código de ajuste são apenas apurados e demonstrados na coluna Especiais, para fins de declaração no registro E310. Não entram no saldo devedor, no valor a recolher nem no saldo credor a transportar.

Regra 23 — Transporte do saldo credor restrito ao mês imediatamente anterior: o sistema procura o saldo credor a transportar apenas no período imediatamente anterior da mesma filial e do mesmo tributo. Não localizando período anterior com saldo credor, informa “Não foi encontrado período anterior para transportar Credor” e prossegue sem transporte; localizando período anterior cujos saldos não são credores, informa “O Saldo do Período Anterior não é Credor”. Em ambos os casos o usuário pode digitar o saldo anterior diretamente na coluna Saldo Anterior da UF.

Regra 24 — Transporte do saldo credor depende de confirmação do usuário: existindo UF com saldo credor no período anterior, o sistema pergunta “Existe UF com Saldo Credor, deseja transportá-lo do Periodo Anterior ?” e só carrega os saldos nas grades mediante resposta afirmativa. A decisão vale para todas as UFs do período e é reaplicada a cada recarga das grades e no momento do fechamento.

Regra 25 — Geração automática de guia por UF com valor a recolher: com o período aberto, toda UF com valor a recolher maior que zero na grade de ICMS DIFAL e, nas competências a partir de 2017, na grade de FCP, recebe automaticamente uma guia na grade do passo Guia, com UF, valor, data de vencimento igual à data final do período, mês e ano de referência preenchidos. Recalculada a apuração, o sistema atualiza o valor da guia já existente daquela UF.

Regra 26 — Campos obrigatórios da guia: o número da guia, o código da receita federal, o tipo da guia, a UF e a data de vencimento são obrigatórios. O sistema valida esses dados ao confirmar a janela Guia, ao avançar do passo Guia para o passo Resumo Fechamento, com a mensagem “Existe pelo menos uma guia com campos obrigatórios não preenchido”, e novamente no fechamento, interrompendo a gravação quando existe guia com campo obrigatório vazio.

Regra 27 — Unicidade da guia por estado: não é permitido manter na grade duas guias com a mesma combinação de número da guia, código da receita federal, tipo da guia e UF. Detectando a duplicidade na confirmação da janela, o sistema informa “Já existe para esse estado, o mesmo Número de Guia, o mesmo código da Receita Federal e o mesmo Tipo da Guia” e não aceita o registro.

Regra 28 — Manutenção de guia só com período aberto: inclusão, edição e exclusão de guias só são permitidas com o período em situação “Aberto”. Com o período fechado, o sistema informa que é preciso reabrir o período para adicionar, editar ou excluir a guia.

Regra 29 — Edição dos ajustes automáticos só com período aberto: a grade do passo Ajustes Automáticos só aceita alteração de código de ajuste e de valor com o período em situação “Aberto”. Com o período fechado, a grade passa a exibir as movimentações de apuração efetivamente gravadas pelo fechamento, agrupadas por histórico, modelo e código de ajuste, e informa “Período está fechado, reabra para editar o Ajuste de Apuração”.

Regra 30 — Grades por UF limitadas a trinta linhas por página: as grades dos passos ICMS DIFAL e FCP apresentam trinta UFs por página e recarregam a apuração a cada troca de página, mantendo os parâmetros correntes do assistente, inclusive a indicação de transporte de saldo credor.

Regra 31 — Atomicidade do fechamento: toda a gravação do fechamento — movimentações de apuração e seus detalhes, resultado por UF, guias, situação do período e código da rotina — ocorre em uma única transação. Qualquer falha durante o processamento desfaz integralmente as gravações e o período permanece em situação “Aberto”, com a mensagem de erro ao fechar o período de apuração.

Regra 32 — Movimentações do fechamento marcadas como não contabilizadas: as movimentações de apuração geradas pelo fechamento recebem a marcação de não contabilizado e a data de lançamento igual à data final do período. É essa marcação que permite à rotina de Contabilização de tributos fiscais identificá-las e produzir, em etapa posterior, o lançamento contábil correspondente.

Regra 33 — Estorno no assistente restrito ao último período fechado: o botão Abrir Período do passo Resumo Fechamento só estorna o período de maior data inicial entre os fechados da filial e do tributo. Existindo período posterior fechado, o sistema informa que não foi possível estornar o período de apuração porque existe período posterior fechado e orienta a abrir primeiro o período posterior.

Regra 34 — Estorno pela lista alcança os períodos posteriores: o botão Abrir Período da lista exige linha selecionada em situação “Fechado”, confirma com a mensagem “Deseja realmente abrir (estornar) o período selecionado? Caso existam períodos posteriores fechados, eles também serão abertos.” e reabre, em uma única operação, o período selecionado e todos os períodos posteriores fechados da mesma filial e do mesmo tributo. Com a linha selecionada em situação diferente de “Fechado”, informa “Período de Apuração de Tributos já aberto.”.

Regra 35 — Conteúdo apagado pelo estorno: o estorno zera os saldos do cabeçalho do período, limpa os totais de apuração, exclui todas as linhas de resultado por UF e todas as guias do período, apaga as movimentações de apuração geradas pelo fechamento e seus detalhes de documentos de origem, e devolve a situação para “Aberto”.

Regra 36 — Preservação dos lançamentos manuais no estorno: as movimentações de apuração lançadas manualmente pelo usuário, que não têm vínculo com a chave de fato do fechamento, não são excluídas pelo estorno. Somente o que o fechamento gerou é apagado, de modo que os ajustes manuais do período permanecem disponíveis para o novo fechamento.

Regra 37 — Preservação da identidade do período no estorno: o estorno mantém a chave de fato do período, as datas de início, fim, entrega e vencimento e o código da rotina de fechamento. O período reaberto é o mesmo registro, apenas sem os valores apurados, e ao ser fechado novamente reutiliza a mesma chave de fato.

Regra 38 — Exportação das movimentações só com período fechado: a exportação das movimentações de ajuste para planilha exige período em situação “Fechado” e informa “Para exportar as movimentações feche o período” quando acionada com o período aberto. Não havendo movimentações geradas, informa “Não há movimentações para exportar”.

Regra 39 — Limite de registros na exportação da lista: o botão Exportação da tela Lista de Fechamento de Apuração de ICMS Difal gera o arquivo com até mil registros da grade. Para volumes maiores, o usuário restringe previamente a consulta pelos filtros Filial(s), Tributo(s), Período de e Até.

Regra 40 — Compensação de modelos vinculados limitada a um ano: na apuração dos modelos vinculados, o sistema compensa cada item de saída com as entradas do modelo vinculado retrocedendo mês a mês, do período corrente até o limite de um ano. Restando quantidade sem compensação ao final desse intervalo, o sistema registra no log que não foi possível compensar o item e segue o processamento com o valor efetivamente compensado.

Regra 41 — Detalhamento dos ajustes para a EFD: cada movimentação de apuração gerada pelo fechamento grava os documentos, itens e subitens que a originaram, com o percentual aplicado e o valor do ajuste. Esse detalhamento é a base dos registros E311 e E313 da EFD ICMS/IPI e é apagado junto com a movimentação quando o período é estornado.

Regra 42 — Resultado por UF como base das obrigações acessórias: os valores gravados por UF no fechamento são a fonte dos registros E300 e E310 da EFD ICMS/IPI, da parte de DIFAL da GIA-TO e do saldo anterior da competência seguinte. Alterar esses valores exige reabrir o período, corrigir e fechar novamente, respeitando a ordem cronológica das competências.