Assinar Planilhas Individualmente

O processo de assinatura de planilhas no portal garante a validação oficial dos registros e proporciona rastreabilidade dentro do sistema. Cada assinatura é vinculada ao usuário logado, com data, hora e função, assegurando a integridade das informações. Passo a Passo para Assinar Estrutura Técnica e Comportamento Cada assinatura registrada é armazenada junto ao histórico da planilha, permitindo consultas posteriores em relatórios. Esse processo substitui a assinatura manual e traz maior confiabilidade ao controle documental. O sistema impede que uma mesma assinatura seja realizada por usuários diferentes sem autenticação, garantindo segurança e rastreabilidade. Regras de Negócio e Restrições Observações Importantes

Visão Geral

Documentação Técnica Menu Assinaturas O menu Assinaturas é a rotina responsável pela gestão e validação de documentos que exigem confirmação formal por meio de assinatura digital. Essa rotina centraliza a localização de planilhas preenchidas, permite que usuários e supervisores validem essas planilhas por meio de assinatura, e disponibiliza o histórico completo de assinaturas pendentes e realizadas. 01 — VISÃO GERAL Visão Geral da Rotina O menu Assinaturas é responsável por localizar planilhas já preenchidas e permitir a validação formal desses registros por meio de assinatura digital. 02 — VÍDEO TUTORIAL Vídeo Tutorial ▶ Tutorial em vídeo: ainda não disponível para esta rotina. 03 — PRÉ-REQUISITOS Pré-requisitos e Contexto de Acesso Perfil de Usuário Para acessar o menu Assinaturas, o usuário deve possuir a permissão Assinaturas > Assinar. Essa permissão permite visualizar os documentos disponíveis para assinatura e realizar assinaturas digitais dos documentos autorizados. Configuração Prévia Obrigatória O menu Assinaturas é destinado à assinatura digital de planilhas já preenchidas no Aplicativo EasyPAC. Para que existam documentos disponíveis para assinatura, é necessário que exista ao menos uma planilha previamente cadastrada e preenchida, gerando um registro elegível para assinatura. 04 — PASSO A PASSO Processo de Criação — Passo a Passo Observação O menu Assinaturas não permite criar ou editar registros. Sua finalidade é localizar planilhas já preenchidas e realizar a assinatura digital dos registros disponíveis, conforme as permissões do usuário e o fluxo de assinaturas configurado. 1 🔑 Acesso ao menu Assinaturas O usuário acessa o menu Assinaturas dentro do Portal EasyPAC. Ao abrir a rotina, o sistema apresenta a tela de consulta com os filtros disponíveis. Nenhum registro é exibido até que seja realizada uma pesquisa. 2 📅 Definição do período de apontamento (Data Inicial e Data Final) O usuário preenche a Data Inicial e a Data Final do período que deseja consultar. Esse filtro é obrigatório, o sistema utilizará esse intervalo para localizar as planilhas preenchidas dentro do período informado. 3 🏢 Seleção da Empresa Caso a empresa possua mais de uma unidade cadastrada, o usuário seleciona a unidade desejada no campo Empresa. Esse campo restringe a busca aos registros pertencentes à unidade selecionada. 4 ✅ Filtro por Programa de Qualidade O usuário seleciona, se necessário, o Programa de Qualidade que deseja filtrar. Quando informado, serão exibidos apenas os registros vinculados ao programa selecionado. 5 🕒 Filtro por Turno Selecione um turno para restringir a pesquisa. Somente registros realizados no turno selecionado serão considerados na consulta. 6 📋 Filtro por Planilha O usuário seleciona uma ou mais planilhas desejadas. Esse filtro determina quais registros serão pesquisados e apresentados para visualização e realização de assinaturas. 7 📍 Filtro por Local O usuário seleciona o Local desejado. Quando informado, a consulta retornará apenas registros realizados no local selecionado. 8 👤 Filtro por Usuário O usuário seleciona, no campo Usuário, o colaborador cujos registros deseja consultar. O sistema passa a exibir apenas os registros associados ao usuário informado. 9 📄 Filtro por Documento (condicional) O campo Documento é utilizado apenas para planilhas por demanda. Quando a planilha selecionada for por demanda, é possível utilizar esse filtro para seleção de um documento específico caso necessário. 10 ✍️ Filtro por Assinaturas de Usuários O usuário utiliza o filtro Assinaturas de Usuários para restringir a busca apenas às planilhas com assinatura de preenchimento pendente ou apenas às que já foram concluídas. 11 ✍️ Filtro por Assinaturas de Supervisor O usuário utiliza o filtro Assinaturas de Supervisor para restringir a busca apenas às planilhas com assinatura de supervisor pendente ou apenas às que já foram concluídas. 12 🙋 Filtro “Eu Assinei” O usuário utiliza o filtro Eu Assinei para exibir apenas as planilhas que o próprio usuário logado já assinou, ou apenas as que ainda não assinou. 13 ⚠️ Filtro por NC O usuário utiliza o filtro NC para exibir apenas as planilhas que possuem Não Conformidade registrada, ou apenas as planilhas sem NC. 14 🔍 Execução do filtro Após configurar os filtros desejados, clique em Filtrar. O sistema processará os critérios informados e apresentará os registros compatíveis com os filtros selecionados. 15 📃 Visualização dos registros retornados A lista de resultados apresenta as planilhas encontradas e suas respectivas informações, incluindo o status das assinaturas. Com base nessa listagem, o usuário pode identificar quais registros ainda aguardam assinatura e quais já foram assinados. 16 ✒️ Assinatura digital do registro Selecione o registro desejado e execute a assinatura digital. Após a confirmação da assinatura, o sistema registra permanentemente as seguintes informações: usuário responsável pela assinatura; data e hora da assinatura; função exercida pelo usuário; imagem da assinatura digital. Essas informações passam a compor o histórico do registro e são apresentadas nos relatórios e documentos gerados pelo sistema. 05 — CAMPOS DA TELA Descrição de Cada Campo da Tela Data (Filtro de Data – Inicial) Tipo: Data Obrigatoriedade: Obrigatório Descrição: Define a data inicial do período de apontamento utilizado para localizar os registros disponíveis para assinatura. Comportamento: Permite selecionar a data inicial da consulta. Impacto: Exibe apenas registros cuja data de apontamento seja igual ou posterior à data informada. Data (Filtro de Data – Final) Tipo: Data Obrigatoriedade: Obrigatório Descrição: Define a data final do período de apontamento utilizado na consulta. Comportamento: Permite selecionar a data final da consulta. Impacto: Exibe apenas registros cuja data de apontamento seja igual ou anterior à data informada. Empresa Tipo: Seleção Obrigatoriedade: Obrigatório Descrição: Permite selecionar a empresa cujos registros serão consultados. Comportamento: Exibe as empresas às quais o usuário possui acesso. Impacto: Restringe a consulta aos registros pertencentes à empresa selecionada. Programa de Qualidade Tipo: Seleção Obrigatoriedade: Opcional Descrição: Permite filtrar os registros por Programa de Qualidade. Comportamento: Exibe os programas disponíveis. Impacto: Retorna apenas registros vinculados ao programa selecionado. Turnos Tipo: Seleção Obrigatoriedade: Opcional Descrição: Permite filtrar os registros pelo turno em que o apontamento foi realizado. Comportamento: Permite selecionar um turno específico de acordo com a necessidade. Impacto: Exibe apenas registros pertencentes ao turno selecionado. Planilha Tipo: Seleção múltipla Obrigatoriedade: Opcional Descrição: Permite selecionar uma ou mais planilhas que

Assinatura

O campo de Assinaturas é apresentado no final do relatório, reunindo as informações de todos os usuários que assinaram a planilha. Essa seção garante a rastreabilidade e a validação oficial dos registros. Informações Disponíveis Vantagens Estrutura Técnica e Comportamento O campo de Assinaturas é exibido no final do relatório, reunindo todos os usuários que assinaram a planilha. Cada assinatura contém informações detalhadas: data e hora, nome do usuário, função e a imagem da assinatura digital. O sistema valida automaticamente a autenticidade das assinaturas cadastradas. As assinaturas são vinculadas a registros específicos, garantindo rastreabilidade completa. O quadro é atualizado em tempo real sempre que um usuário realiza a assinatura no aplicativo. Regras de Negócio e Restrições Não é permitido excluir assinaturas registradas; apenas visualizar ou exportar. Cada assinatura deve estar vinculada a um registro de planilha previamente preenchido. O sistema exige que a assinatura digital do usuário esteja previamente cadastrada. Alterações nos dados do usuário (função ou nome) não alteram assinaturas já registradas. As assinaturas são obrigatórias para validar formalmente os relatórios destinados a auditorias e fiscalizações. Observações Importantes As assinaturas garantem a autenticidade e validade legal dos relatórios. Recomenda-se que todos os responsáveis realizem a assinatura imediatamente após o preenchimento da planilha. O histórico de assinaturas não pode ser alterado, garantindo rastreabilidade para auditorias internas e externas. Relatórios sem todas as assinaturas podem ser considerados incompletos ou inválidos para fins de fiscalização.

Ações Planejadas

O quadro de Ações Planejadas aparece ao final do relatório e apresenta as ações que exigem mais tempo para conclusão, sendo necessárias etapas de planejamento e acompanhamento. Características do Quadro Vantagens Estrutura Técnica e Comportamento O quadro de Ações Planejadas é gerado automaticamente a partir das não conformidades que exigem tratamento prolongado. Cada ação planejada está vinculada a um item da planilha e à não conformidade correspondente. As informações exibidas incluem código do item, código e versão da planilha, descrição da ação, data limite e responsáveis. O quadro mantém histórico das alterações e atualizações, garantindo rastreabilidade completa. Permite visualização rápida do status das ações, facilitando monitoramento e acompanhamento contínuo. Regras de Negócio e Restrições Não é permitido excluir ações planejadas registradas; apenas adicionar novas informações ou atualizar status. Cada ação planejada deve obrigatoriamente estar vinculada a uma não conformidade previamente registrada. O prazo de conclusão (data limite) deve ser informado para todas as ações planejadas. Responsáveis devem ser atribuídos para garantir acompanhamento e controle. Alterações em descrições ou prazos são registradas no histórico, mantendo rastreabilidade para auditorias. Observações Importantes O quadro de Ações Planejadas permite acompanhamento detalhado de atividades de longo prazo. É essencial para auditorias e fiscalizações, pois garante evidência do planejamento e execução das ações. Recomenda-se revisar periodicamente o status das ações para evitar atrasos e inconsistências nos relatórios.

Visualizando as Não Conformidades e Ações em Relatórios

Após todos os apontamentos realizados, o relatório apresenta o quadrante de Não Conformidades e Ações. Essa seção organiza de forma detalhada as informações relacionadas às não conformidades identificadas e às ações aplicadas para tratá-las. Informações Apresentadas Estrutura Técnica e Comportamento O quadrante de Não Conformidades e Ações é gerado de forma automática, a partir dos registros realizados no aplicativo e vinculados a itens de planilha. Cada não conformidade é indexada com informações como código do item, frequência, data/hora e responsável. As ações aplicadas são associadas diretamente à não conformidade correspondente, incluindo status (em andamento ou concluída). O relatório mantém histórico detalhado das alterações, garantindo rastreabilidade mesmo em casos de edição. A exibição organiza as informações de forma sequencial e clara, permitindo auditorias completas. Regras de Negócio e Restrições Não é permitido excluir não conformidades já registradas, apenas adicionar ou atualizar ações vinculadas. Cada não conformidade deve obrigatoriamente estar associada a um item da planilha e a um responsável. As ações aplicadas não podem ser removidas do histórico; apenas novos registros podem complementar ou atualizar informações. O sistema exige que a ação tenha data e hora de aplicação para ser considerada válida. Relatórios exportados preservam a ordem cronológica e a associação entre não conformidades e ações. Observações Importantes

Planilha Geral II, Planilha Simplificada II e Planilha Geral II com Imagens

Os relatórios da versão 2 foram desenvolvidos para tornar a visualização das informações mais prática e direta. Embora sejam bastante semelhantes aos da versão 1 em termos de layout e campos exibidos, existe uma diferença crucial: a forma como as não conformidades e as imagens são apresentadas. Principais Diferenças Vantagens da Versão 2 Em resumo, os relatórios da versão 1 continuam sendo úteis quando se busca uma visão geral mais enxuta, enquanto os relatórios da versão 2 são ideais para análises mais detalhadas e contextuais. Estrutura Técnica e Comportamento Os relatórios da versão 2 mantêm a mesma base estrutural da versão 1, utilizando os mesmos campos e filtros. A principal mudança está no comportamento da exibição: as não conformidades e imagens são apresentadas imediatamente após cada registro. O relatório é gerado dinamicamente, associando cada apontamento às suas evidências (texto, status, imagens e observações). A exibição é sequencial e contextualizada, reduzindo a necessidade de percorrer seções finais do relatório. Exportações em PDF e XLSX mantêm o mesmo formato, preservando a organização por registro. Regras de Negócio e Restrições As não conformidades vinculadas a cada registro são exibidas de forma obrigatória e não podem ser ocultadas. As imagens seguem os mesmos critérios de tamanho e formato já definidos (ex.: JPG e PNG, até 5MB). A ordem de exibição respeita a cronologia dos registros coletados no aplicativo. Não é possível gerar relatórios da versão 2 sem a associação direta entre registro e suas evidências. Para análises que exigem visão geral compacta, deve-se utilizar os relatórios da versão 1. Observações Importantes A versão 2 é recomendada para auditorias e inspeções detalhadas, pois oferece maior contexto para cada registro. Por exibir imagens e não conformidades logo abaixo dos registros, o relatório pode ter maior volume de páginas e tempo de processamento. Usuários devem avaliar a necessidade: para consultas rápidas, os relatórios da versão 1 são mais práticos; para análises críticas, a versão 2 é mais adequada. O uso combinado das duas versões pode trazer equilíbrio entre visão geral e análise aprofundada.

Planilha Simplificada

O relatório Planilha Simplificada oferece uma versão mais compacta e direta da apresentação dos registros. Diferente de outros relatórios, ele não separa os agrupadores e apresenta os dados de forma contínua, facilitando uma leitura mais rápida e objetiva. Características do Relatório Vantagens Estrutura Técnica e Comportamento O relatório Planilha Simplificada utiliza a mesma base de registros coletados no aplicativo, mas organiza os dados de forma linear e contínua. Não há divisões visuais entre agrupadores ou seções, permitindo que os registros sejam listados em sequência direta. A interface de exibição foi otimizada para leitura rápida, priorizando objetividade. O relatório pode ser exportado em diferentes formatos (PDF, XLSX, etc.), mantendo a apresentação simplificada. A ordenação dos registros segue a sequência cronológica ou conforme filtros aplicados na emissão. Regras de Negócio e Restrições Não há suporte para exibição de agrupadores, mesmo que existam no cadastro da planilha. A filtragem de dados segue as mesmas regras definidas para os demais relatórios (datas, status, responsáveis, etc.). Em auditorias que exigem detalhamento por agrupadores, este relatório não deve ser utilizado como evidência principal. O relatório é indicado para consultas rápidas, mas não substitui relatórios detalhados em análises complexas. Observações Importantes Por ser simplificado, este relatório pode omitir informações relevantes para auditorias detalhadas. É ideal para acompanhamento diário e consultas rápidas, mas não substitui relatórios completos em avaliações críticas. O uso combinado com outros tipos de relatórios é recomendado para uma visão mais abrangente.

Planilha Geral com Imagens

O relatório Planilha Geral com Imagens funciona de forma muito semelhante ao relatório Planilha Geral, compartilhando o mesmo layout e os mesmos campos. A grande diferença é a inclusão das imagens anexadas pelos usuários, que trazem um complemento visual aos registros. Características do Relatório Vantagens Estrutura Técnica e Comportamento O relatório Planilha Geral com Imagens herda a mesma base de dados e layout do relatório Planilha Geral. Além das informações textuais, o sistema carrega e associa automaticamente as imagens anexadas no momento do registro. As imagens são exibidas ao final do relatório, vinculadas ao item correspondente e ao usuário responsável. Os arquivos de imagem são armazenados em repositório seguro e acessados dinamicamente no momento da geração do relatório. A ordem de exibição das imagens segue a sequência cronológica de registro no aplicativo. O relatório pode ser exportado em formatos PDF e XLSX, mantendo a vinculação das imagens no documento. Regras de Negócio e Restrições Somente usuários com permissão para anexar arquivos podem incluir imagens nos registros. O tamanho máximo permitido por imagem é definido em configuração do sistema (ex.: 5 MB por arquivo). Formatos aceitos incluem JPG e PNG; outros formatos não são processados no relatório. Cada registro pode ter uma ou mais imagens associadas, desde que respeitado o limite configurado. As imagens apresentadas são apenas complementares: o status e demais campos textuais continuam sendo a base oficial para auditorias. Observações Importantes A inclusão de imagens torna o relatório mais completo, mas pode aumentar o tempo de processamento e o tamanho do arquivo exportado. É recomendada a utilização de imagens nítidas e objetivas para facilitar auditorias e inspeções. As imagens anexadas não podem ser editadas ou substituídas após a finalização do registro, preservando a integridade da informação. Em auditorias externas, recomenda-se sempre utilizar este relatório para evidenciar não conformidades com provas visuais.

Opções de Relatório Padrão

O relatório Planilha Geral apresenta uma visão completa das informações cadastradas e dos registros realizados em uma planilha. Ele é dividido em quadrantes, organizando os dados de forma clara para facilitar a análise e acompanhamento. Primeiro Quadrante: Informações da Planilha Segundo Quadrante: Registros Realizados Nessa seção, são apresentados os registros coletados no aplicativo, organizados em colunas para melhor visualização: Estrutura Técnica e Comportamento Regras de Negócio e Restrições Observações Importantes Resumo O relatório Planilha Geral facilita o acompanhamento dos dados coletados e garante maior rastreabilidade, já que exibe tanto as informações de cadastro da planilha quanto os registros realizados no aplicativo. Assim, gestores e auditores conseguem ter uma visão clara da execução dos processos e da conformidade em tempo real.

Emissão

Emitir um relatório no sistema é simples e permite personalizar os dados exibidos de acordo com suas necessidades. Siga os passos abaixo para gerar relatórios de forma prática e organizada. Passo a Passo para Emitir um Relatório Campos Obrigatórios Campos Opcionais e Adicionais Estrutura Técnica e Comportamento Os relatórios são gerados a partir da base de dados do sistema, considerando filtros obrigatórios e opcionais definidos pelo usuário. A tela de emissão apresenta filtros dinâmicos, que se adaptam de acordo com o tipo de relatório selecionado (padrão ou personalizado). O sistema processa os parâmetros informados e monta a consulta em tempo real, retornando apenas os registros válidos para o período e critérios escolhidos. Relatórios podem ser visualizados em tela ou exportados em formatos diferentes (ex.: PDF, XLSX, CSV), conforme permissões habilitadas. Os registros sinalizados como “em teste” são exibidos com destaque no relatório e não possuem validade em auditorias. Logs de edição podem ser incluídos para garantir a rastreabilidade das alterações realizadas nos registros exibidos. Regras de Negócio e Restrições Campos de data inicial e final são obrigatórios, com intervalo máximo permitido de 60 dias. Relatórios só podem ser emitidos por usuários com permissões adequadas no módulo de relatórios. Registros marcados como “em teste” não podem ser utilizados em relatórios oficiais ou auditorias externas. Planilhas por demanda exigem obrigatoriamente a indicação do número do documento. A combinação de filtros pode restringir significativamente os resultados, e filtros obrigatórios devem sempre ser respeitados. Relatórios exportados mantêm as mesmas restrições e sinalizações aplicadas na visualização do sistema. Observações Importantes