Verificação Documental de Planilha Individual
A funcionalidade de Verificação Documental garante que os registros de uma planilha sejam conferidos e validados de forma oficial. Esse processo adiciona uma camada de segurança e rastreabilidade, assegurando que os dados coletados estejam em conformidade com os requisitos da empresa. Passo a Passo para Realizar a Verificação Estrutura Técnica e Comportamento Ao realizar a verificação documental, o sistema registra automaticamente a data, hora, observação e usuário responsável. Essa ação fica vinculada ao histórico da planilha e não pode ser removida, garantindo integridade e rastreabilidade no processo. Além disso, cada verificação é registrada como uma assinatura digital vinculada ao usuário autenticado, tornando-se válida para auditorias e consultas posteriores. Regras de Negócio e Restrições Observações Importantes
Assinar Múltiplas Planilhas
O recurso de assinatura múltipla permite validar várias planilhas de uma única vez dentro do portal. Esse processo agiliza a rotina de monitoramento, reduz o tempo gasto em operações repetitivas e mantém a mesma segurança aplicada às assinaturas individuais. Passo a Passo para Assinar em Lote Estrutura Técnica e Comportamento O sistema processa as assinaturas em lote aplicando a mesma credencial (usuário e senha) para todas as planilhas selecionadas. Cada assinatura é registrada individualmente em cada planilha, com data, hora e identificação do usuário, garantindo rastreabilidade. Em caso de erro em alguma planilha durante o processo, as demais ainda terão a assinatura registrada normalmente, mantendo a consistência do procedimento. Regras de Negócio e Restrições Observações Importantes
Assinar Planilhas Individualmente
O processo de assinatura de planilhas no portal garante a validação oficial dos registros e proporciona rastreabilidade dentro do sistema. Cada assinatura é vinculada ao usuário logado, com data, hora e função, assegurando a integridade das informações. Passo a Passo para Assinar Estrutura Técnica e Comportamento Cada assinatura registrada é armazenada junto ao histórico da planilha, permitindo consultas posteriores em relatórios. Esse processo substitui a assinatura manual e traz maior confiabilidade ao controle documental. O sistema impede que uma mesma assinatura seja realizada por usuários diferentes sem autenticação, garantindo segurança e rastreabilidade. Regras de Negócio e Restrições Observações Importantes
Visão Geral
O menu Assinaturas é utilizado para a gestão e validação de documentos dentro do sistema. Ele oferece funcionalidades como assinar planilhas, verificar registros documentais, gerar relatórios e acompanhar de forma estruturada as informações que necessitam de assinatura para validação. Opções de Interface Estrutura Técnica e Comportamento Após selecionar os parâmetros desejados e clicar em Filtrar, o sistema processa os critérios e exibe as planilhas correspondentes. Os registros listados podem ser assinados digitalmente, garantindo maior confiabilidade no controle documental. As assinaturas ficam registradas no relatório final, incluindo informações como data, hora, nome do usuário, função e imagem da assinatura, proporcionando rastreabilidade completa. Regras de Negócio e Restrições Observações Importantes
Assinatura
O campo de Assinaturas é apresentado no final do relatório, reunindo as informações de todos os usuários que assinaram a planilha. Essa seção garante a rastreabilidade e a validação oficial dos registros. Informações Disponíveis Vantagens Estrutura Técnica e Comportamento O campo de Assinaturas é exibido no final do relatório, reunindo todos os usuários que assinaram a planilha. Cada assinatura contém informações detalhadas: data e hora, nome do usuário, função e a imagem da assinatura digital. O sistema valida automaticamente a autenticidade das assinaturas cadastradas. As assinaturas são vinculadas a registros específicos, garantindo rastreabilidade completa. O quadro é atualizado em tempo real sempre que um usuário realiza a assinatura no aplicativo. Regras de Negócio e Restrições Não é permitido excluir assinaturas registradas; apenas visualizar ou exportar. Cada assinatura deve estar vinculada a um registro de planilha previamente preenchido. O sistema exige que a assinatura digital do usuário esteja previamente cadastrada. Alterações nos dados do usuário (função ou nome) não alteram assinaturas já registradas. As assinaturas são obrigatórias para validar formalmente os relatórios destinados a auditorias e fiscalizações. Observações Importantes As assinaturas garantem a autenticidade e validade legal dos relatórios. Recomenda-se que todos os responsáveis realizem a assinatura imediatamente após o preenchimento da planilha. O histórico de assinaturas não pode ser alterado, garantindo rastreabilidade para auditorias internas e externas. Relatórios sem todas as assinaturas podem ser considerados incompletos ou inválidos para fins de fiscalização.
Ações Planejadas
O quadro de Ações Planejadas aparece ao final do relatório e apresenta as ações que exigem mais tempo para conclusão, sendo necessárias etapas de planejamento e acompanhamento. Características do Quadro Vantagens Estrutura Técnica e Comportamento O quadro de Ações Planejadas é gerado automaticamente a partir das não conformidades que exigem tratamento prolongado. Cada ação planejada está vinculada a um item da planilha e à não conformidade correspondente. As informações exibidas incluem código do item, código e versão da planilha, descrição da ação, data limite e responsáveis. O quadro mantém histórico das alterações e atualizações, garantindo rastreabilidade completa. Permite visualização rápida do status das ações, facilitando monitoramento e acompanhamento contínuo. Regras de Negócio e Restrições Não é permitido excluir ações planejadas registradas; apenas adicionar novas informações ou atualizar status. Cada ação planejada deve obrigatoriamente estar vinculada a uma não conformidade previamente registrada. O prazo de conclusão (data limite) deve ser informado para todas as ações planejadas. Responsáveis devem ser atribuídos para garantir acompanhamento e controle. Alterações em descrições ou prazos são registradas no histórico, mantendo rastreabilidade para auditorias. Observações Importantes O quadro de Ações Planejadas permite acompanhamento detalhado de atividades de longo prazo. É essencial para auditorias e fiscalizações, pois garante evidência do planejamento e execução das ações. Recomenda-se revisar periodicamente o status das ações para evitar atrasos e inconsistências nos relatórios.
Visualizando as Não Conformidades e Ações em Relatórios
Após todos os apontamentos realizados, o relatório apresenta o quadrante de Não Conformidades e Ações. Essa seção organiza de forma detalhada as informações relacionadas às não conformidades identificadas e às ações aplicadas para tratá-las. Informações Apresentadas Estrutura Técnica e Comportamento O quadrante de Não Conformidades e Ações é gerado de forma automática, a partir dos registros realizados no aplicativo e vinculados a itens de planilha. Cada não conformidade é indexada com informações como código do item, frequência, data/hora e responsável. As ações aplicadas são associadas diretamente à não conformidade correspondente, incluindo status (em andamento ou concluída). O relatório mantém histórico detalhado das alterações, garantindo rastreabilidade mesmo em casos de edição. A exibição organiza as informações de forma sequencial e clara, permitindo auditorias completas. Regras de Negócio e Restrições Não é permitido excluir não conformidades já registradas, apenas adicionar ou atualizar ações vinculadas. Cada não conformidade deve obrigatoriamente estar associada a um item da planilha e a um responsável. As ações aplicadas não podem ser removidas do histórico; apenas novos registros podem complementar ou atualizar informações. O sistema exige que a ação tenha data e hora de aplicação para ser considerada válida. Relatórios exportados preservam a ordem cronológica e a associação entre não conformidades e ações. Observações Importantes
Planilha Geral II, Planilha Simplificada II e Planilha Geral II com Imagens
Os relatórios da versão 2 foram desenvolvidos para tornar a visualização das informações mais prática e direta. Embora sejam bastante semelhantes aos da versão 1 em termos de layout e campos exibidos, existe uma diferença crucial: a forma como as não conformidades e as imagens são apresentadas. Principais Diferenças Vantagens da Versão 2 Em resumo, os relatórios da versão 1 continuam sendo úteis quando se busca uma visão geral mais enxuta, enquanto os relatórios da versão 2 são ideais para análises mais detalhadas e contextuais. Estrutura Técnica e Comportamento Os relatórios da versão 2 mantêm a mesma base estrutural da versão 1, utilizando os mesmos campos e filtros. A principal mudança está no comportamento da exibição: as não conformidades e imagens são apresentadas imediatamente após cada registro. O relatório é gerado dinamicamente, associando cada apontamento às suas evidências (texto, status, imagens e observações). A exibição é sequencial e contextualizada, reduzindo a necessidade de percorrer seções finais do relatório. Exportações em PDF e XLSX mantêm o mesmo formato, preservando a organização por registro. Regras de Negócio e Restrições As não conformidades vinculadas a cada registro são exibidas de forma obrigatória e não podem ser ocultadas. As imagens seguem os mesmos critérios de tamanho e formato já definidos (ex.: JPG e PNG, até 5MB). A ordem de exibição respeita a cronologia dos registros coletados no aplicativo. Não é possível gerar relatórios da versão 2 sem a associação direta entre registro e suas evidências. Para análises que exigem visão geral compacta, deve-se utilizar os relatórios da versão 1. Observações Importantes A versão 2 é recomendada para auditorias e inspeções detalhadas, pois oferece maior contexto para cada registro. Por exibir imagens e não conformidades logo abaixo dos registros, o relatório pode ter maior volume de páginas e tempo de processamento. Usuários devem avaliar a necessidade: para consultas rápidas, os relatórios da versão 1 são mais práticos; para análises críticas, a versão 2 é mais adequada. O uso combinado das duas versões pode trazer equilíbrio entre visão geral e análise aprofundada.
Planilha Simplificada
O relatório Planilha Simplificada oferece uma versão mais compacta e direta da apresentação dos registros. Diferente de outros relatórios, ele não separa os agrupadores e apresenta os dados de forma contínua, facilitando uma leitura mais rápida e objetiva. Características do Relatório Vantagens Estrutura Técnica e Comportamento O relatório Planilha Simplificada utiliza a mesma base de registros coletados no aplicativo, mas organiza os dados de forma linear e contínua. Não há divisões visuais entre agrupadores ou seções, permitindo que os registros sejam listados em sequência direta. A interface de exibição foi otimizada para leitura rápida, priorizando objetividade. O relatório pode ser exportado em diferentes formatos (PDF, XLSX, etc.), mantendo a apresentação simplificada. A ordenação dos registros segue a sequência cronológica ou conforme filtros aplicados na emissão. Regras de Negócio e Restrições Não há suporte para exibição de agrupadores, mesmo que existam no cadastro da planilha. A filtragem de dados segue as mesmas regras definidas para os demais relatórios (datas, status, responsáveis, etc.). Em auditorias que exigem detalhamento por agrupadores, este relatório não deve ser utilizado como evidência principal. O relatório é indicado para consultas rápidas, mas não substitui relatórios detalhados em análises complexas. Observações Importantes Por ser simplificado, este relatório pode omitir informações relevantes para auditorias detalhadas. É ideal para acompanhamento diário e consultas rápidas, mas não substitui relatórios completos em avaliações críticas. O uso combinado com outros tipos de relatórios é recomendado para uma visão mais abrangente.
Planilha Geral com Imagens
O relatório Planilha Geral com Imagens funciona de forma muito semelhante ao relatório Planilha Geral, compartilhando o mesmo layout e os mesmos campos. A grande diferença é a inclusão das imagens anexadas pelos usuários, que trazem um complemento visual aos registros. Características do Relatório Vantagens Estrutura Técnica e Comportamento O relatório Planilha Geral com Imagens herda a mesma base de dados e layout do relatório Planilha Geral. Além das informações textuais, o sistema carrega e associa automaticamente as imagens anexadas no momento do registro. As imagens são exibidas ao final do relatório, vinculadas ao item correspondente e ao usuário responsável. Os arquivos de imagem são armazenados em repositório seguro e acessados dinamicamente no momento da geração do relatório. A ordem de exibição das imagens segue a sequência cronológica de registro no aplicativo. O relatório pode ser exportado em formatos PDF e XLSX, mantendo a vinculação das imagens no documento. Regras de Negócio e Restrições Somente usuários com permissão para anexar arquivos podem incluir imagens nos registros. O tamanho máximo permitido por imagem é definido em configuração do sistema (ex.: 5 MB por arquivo). Formatos aceitos incluem JPG e PNG; outros formatos não são processados no relatório. Cada registro pode ter uma ou mais imagens associadas, desde que respeitado o limite configurado. As imagens apresentadas são apenas complementares: o status e demais campos textuais continuam sendo a base oficial para auditorias. Observações Importantes A inclusão de imagens torna o relatório mais completo, mas pode aumentar o tempo de processamento e o tamanho do arquivo exportado. É recomendada a utilização de imagens nítidas e objetivas para facilitar auditorias e inspeções. As imagens anexadas não podem ser editadas ou substituídas após a finalização do registro, preservando a integridade da informação. Em auditorias externas, recomenda-se sempre utilizar este relatório para evidenciar não conformidades com provas visuais.