Conciliação
Lançamentos Contábeis
Razão Auxiliar – Implantação de Saldo
Geração Arquivos
Geração Rateio off-line
Documentação Técnica Geração Rateio off-line Módulo Contabilidade — distribuição (rateio) dos saldos das contas do DRE de um período entre contas e centros de custo/controle de destino, com base em um modelo de rateio previamente cadastrado. 01 — VISÃO GERAL Visão Geral da Rotina A rotina “Geração Rateio off-line”, do módulo Contabilidade, permite ao usuário distribuir (ratear) os saldos das contas do DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) de um período entre contas e centros de custo/controle de destino, com base em um modelo de rateio previamente cadastrado no sistema. O usuário informa um modelo de rateio, a filial, o período e o lote contábil de destino; o sistema calcula automaticamente a proposta de distribuição dos saldos e apresenta o resultado em tela para conferência e ajuste. Só depois de o usuário revisar e confirmar é que os lançamentos contábeis do rateio são efetivamente gravados no lote informado. Esta rotina é útil, por exemplo, para distribuir o resultado de uma conta de despesa ou receita entre diferentes centros de custo/controle da empresa, gerando automaticamente os lançamentos contábeis correspondentes, sem que o usuário precise digitar cada lançamento manualmente. 02 — VÍDEO TUTORIAL Vídeo Tutorial ▶ Tutorial em vídeo: ainda não disponível para esta rotina. 03 — PRÉ-REQUISITOS Pré-requisitos e Contexto de Acesso Para acessar a tela “Geração Rateio off-line” (menu Contabilidade / Rateio / Geração Rateio off-line), o usuário precisa ter o perfil de acesso liberado com a permissão “EditViewDeRateioOffLine”. Sem essa permissão, o menu da rotina não aparece para o usuário. Permissões específicas dentro da rotina RateioOffLine/AplicarModeloDeRateio Permite calcular e visualizar a proposta de rateio do DRE. RateioOffLine/SalvarDREComModeloDeRateio Permite gravar o rateio revisado como lançamentos no lote contábil. Observação Um usuário pode, em tese, ter acesso à tela e apenas visualizar a proposta de rateio (se tiver só a primeira permissão), sem poder efetivamente salvar os lançamentos (se não tiver a segunda). Pré-requisitos de cadastro Deve existir pelo menos um “Modelo de Rateio” já cadastrado no sistema (rotina de cadastro de Modelo de Rateio), definindo as contas de origem e destino, os centros de custo/controle envolvidos e o tipo de rateio de cada item (rateio por critério cadastrado ou rateio direto para uma conta destino única). O lote contábil de destino (identificado por série + número + filial) deve estar disponível: se ainda não existir, o próprio processo de salvamento cria o lote; se já existir, ele não pode conter lançamentos previamente cadastrados (ver seção 9, Regra 4). Opcionalmente, pode-se informar um “Histórico Padrão” já cadastrado, para ser aplicado aos lançamentos gerados. 04 — PASSO A PASSO Processo de Criação — Passo a Passo 1 Informar os parâmetros do rateio O usuário acessa a tela “Geração Rateio off-line” e, na aba “Parâmetros”, preenche: Modelo de rateio, Filial, Período base, Histórico (opcional), Complemento histórico (opcional), Num. docto. auxiliar (opcional), Série do lote e Número do lote. Os campos “Modelo de rateio”, “Filial”, “Período base” e “Série do lote”/”Número do lote” são obrigatórios. 2 Aplicar o modelo de rateio O usuário aciona a ação de aplicar o modelo. O sistema consulta os saldos atuais do DRE da filial e período informados, identifica as contas com saldo diferente de zero e aplica as regras do modelo de rateio selecionado (rateio por critério cadastrado ou rateio direto para conta destino — ver seção 9, Regras 1 e 2). O resultado é apresentado na aba “DRE com modelo de rateio”, em forma de grade, com uma linha por combinação de conta/centro de custo de origem (ou já desdobrada em sublinhas quando o modelo utiliza critério de rateio percentual). 3 Revisar e ajustar as linhas do rateio O usuário revisa cada linha proposta pelo sistema. Para cada linha, é possível abrir o formulário de detalhe e ajustar: Plano de contas envio, Plano de contas destino, Centro Custo/Controle Destino e o percentual (% do rateio) ou o valor (Vlr. do rateio) daquela linha, acionando o botão “Atualizar rateios” para recalcular. O sistema não redistribui automaticamente o restante das linhas do grupo ao alterar o percentual de uma linha — o usuário é responsável por garantir que a soma dos percentuais/valores do grupo (mesma conta/centro de custo de origem) não ultrapasse 100% do percentual, nem o saldo original da conta (ver seção 9, Regras 2 e 3). 4 Salvar o rateio O usuário aciona a ação de salvar. Como a grade pode ter muitas linhas, a tela pode enviar os dados em blocos; enquanto não for enviado o último bloco (marcado como “finalizado”), o sistema apenas acumula os dados recebidos, sem gravar nada em definitivo. Quando o último bloco chega, o sistema valida o rateio completo (ver seção 9) e, se estiver correto, grava os lançamentos contábeis no lote informado, criando o lote se ele ainda não existir. 05 — CAMPOS Descrição de Cada Campo da Tela Modelo de rateio Tipo: seleção (busca/autocomplete de modelo de rateio cadastrado) Obrigatoriedade: obrigatório Descrição: modelo de rateio previamente cadastrado que define as contas de origem/destino, centros de custo/controle e o tipo de distribuição a ser aplicado sobre o DRE. Comportamento: recebe o foco automaticamente ao abrir a tela; ao ser selecionado, define o conjunto de regras que será usado quando o usuário aplicar o rateio. Impacto: determina integralmente o resultado da proposta de rateio gerada na aba “DRE com modelo de rateio” e fica gravado no lote contábil resultante. Filial Tipo: seleção (busca de filial cadastrada) Obrigatoriedade: obrigatório Descrição: filial para a qual o DRE será apurado e rateado. Comportamento: filtra os saldos do DRE consultados apenas para a filial selecionada. Impacto: usada para localizar o DRE de origem e também para localizar/criar o lote contábil de destino. Período base Tipo: data Obrigatoriedade: obrigatório Descrição: mês/ano de referência do DRE cujos saldos serão rateados. Comportamento: o mês e o ano informados definem o intervalo de apuração do DRE consultado. Impacto: define a data do lote contábil criado e o período de apuração dos saldos considerados no rateio. Histórico Tipo: seleção (busca de histórico padrão cadastrado) Obrigatoriedade: opcional Descrição: histórico padrão
Lista de Modelos Rateio Off-line
Documentação Técnica Lista de Modelos Rateio off-line — Contabilidade Rotina que permite ao usuário cadastrar, consultar, editar e excluir “modelos de rateio”, usados posteriormente pela rotina de Rateio off-line para gerar lançamentos contábeis a partir dos saldos do DRE. 01 — VISÃO GERAL Visão Geral da Rotina A rotina “Lista de Modelos Rateio off-line”, do módulo Contabilidade (menu “Contabilidade > Rateio > Lista de Modelos Rateio off-line”), permite ao usuário cadastrar, consultar, editar e excluir “modelos de rateio”. Um modelo de rateio é um conjunto de regras que informa, para cada conta contábil de origem, para qual conta e centro de custo de destino o valor deve ser distribuído — ou, alternativamente, para qual “Critério de Rateio” já cadastrado o sistema deve olhar para desdobrar esse valor em percentuais. Esses modelos não são usados isoladamente: eles servem de base para a rotina “Rateio off-line” (Contabilidade > Rateio > Geração Rateio off-line), que aplica o modelo sobre os saldos do DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) de um período e gera automaticamente os lançamentos contábeis de rateio em um lote contábil. 02 — VÍDEO TUTORIAL Vídeo Tutorial ▶ Tutorial em vídeo: ainda não disponível para esta rotina. 03 — PRÉ-REQUISITOS Pré-requisitos e Contexto de Acesso Permissão de Acesso à Tela Para visualizar a tela “Lista de Modelos Rateio off-line”, o usuário precisa ter o perfil vinculado à permissão “ListViewDeModeloRateio” (ID 683). Sem essa permissão, o item de menu “Contabilidade > Rateio > Lista de Modelos Rateio off-line” nem aparece para o usuário. Permissões por Ação Para executar ações específicas dentro da tela, são necessárias permissões adicionais e independentes: — Cadastrar um novo modelo: permissão “ModeloRateio/Novo” (ID 684). — Editar um modelo existente: permissão “ModeloRateio/Editar” (ID 685). — Excluir um modelo: permissão “ModeloRateio/Excluir” (ID 686). — Exportar a listagem de modelos: permissão “ModeloRateio/Exportar” (ID 544). Observação importante Não há dependência de cadastro prévio obrigatório para criar um modelo de rateio “vazio” (sem itens). No entanto, para que os itens do modelo façam sentido no negócio, o Plano de Contas e, quando aplicável, o Critério de Rateio (Contabilidade > Rateio > Critério rateio) referenciados nos itens precisam já existir. 04 — PROCESSO DE CRIAÇÃO Processo de Criação — Passo a Passo 1 Acessar a tela de listagem O usuário acessa “Contabilidade > Rateio > Lista de Modelos Rateio off-line” e aciona a opção de novo cadastro. O sistema solicita o preenchimento do código e do nome do modelo. 2 Informar o código e o nome do modelo O usuário informa um código numérico (campo “ID”) e uma descrição (campo “Nome”) para o modelo de rateio. 3 Adicionar as linhas (itens) do modelo Para cada linha, o usuário informa a conta contábil de origem (a que será rateada) e escolhe o tipo de rateio da linha: “com base no cadastro de rateio” (informando um Critério de Rateio já cadastrado e uma conta de envio) ou rateio direto para uma conta e centro de custo de destino específicos. 4 Confirmar o cadastro O usuário confirma a gravação. O sistema valida cada linha informada (ver seção 9, Regras de Negócio) e, se todas as validações passarem, grava o modelo com o texto de confirmação “Modelo de rateio inserido com sucesso”. 05 — CAMPOS DA TELA Descrição de Cada Campo da Tela ID (código do modelo de rateio) Tipo: número Obrigatoriedade: obrigatório Descrição: identificador numérico único do modelo de rateio, usado posteriormente para localizá-lo e aplicá-lo na rotina de Rateio off-line. Comportamento: informado manualmente pelo usuário ao criar o modelo; não é gerado automaticamente pelo sistema. Impacto: é a chave usada pela ação “Aplicar modelo de rateio” (Rateio off-line) para localizar o modelo correto. Nome (do modelo de rateio) Tipo: texto Obrigatoriedade: obrigatório Descrição: nome/descrição que identifica o propósito do modelo (ex: “Rateio DRE Administrativo”). Comportamento: texto livre digitado pelo usuário. Impacto: exibido nas listagens de modelos e no campo combinado “ID – Nome” usado em buscas/autocomplete de outras telas (ex: tela de Rateio off-line). Plano de contas a ratear (item do modelo) Tipo: seleção/autocomplete Obrigatoriedade: obrigatório para que a linha seja considerada válida Descrição: conta contábil de origem cujo saldo será distribuído para outra conta/centro de custo. Comportamento: o sistema valida, ao salvar, se a conta é analítica (ou analítica-e-sintética vinculada, dependendo do parâmetro contábil “TcExecutaCriterioDeRateiEmContasSinteticas”) — ver Regra 1 na seção 9. Impacto: usada pela rotina de Rateio off-line para localizar, no DRE do período, o saldo a ser distribuído. Centro de custo (de origem, item do modelo) Tipo: seleção/autocomplete Obrigatoriedade: opcional [informação não disponível na análise de código — validar com analista/vídeo do sistema quanto à obrigatoriedade exata na tela] Descrição: centro de custo associado à conta de origem da linha. Comportamento: informado junto com a conta de origem. Impacto: usado para localizar o saldo específico do centro de custo no DRE, quando aplicável. Tipo do rateio (item do modelo) Tipo: seleção Obrigatoriedade: obrigatório Descrição: define como o valor da conta de origem será distribuído — “C” (com base no cadastro de rateio, usando um Critério de Rateio para desdobrar percentualmente o valor) ou rateio direto para uma única conta/centro de custo de destino. Comportamento: quando o usuário seleciona “com base no cadastro de rateio”, o campo “Critério de rateio” e o campo “Conta de envio” passam a ser exigidos (ver Regra 4, seção 9). Impacto: determina se, na execução do Rateio off-line, a linha gera uma única sublinha de lançamento ou é desdobrada em várias, conforme o critério de rateio vinculado. Critério de rateio (item do modelo) Tipo: seleção/autocomplete Obrigatoriedade: obrigatório quando “Tipo do rateio” = “com base no cadastro de rateio” Descrição: referência a um Critério de Rateio já cadastrado (rotina “Contabilidade > Rateio > Critério rateio”) que define os percentuais de desdobramento do valor. Comportamento: campo de busca vinculado ao cadastro de Critério de Rateio. Impacto: usado pela rotina de Rateio off-line para desdobrar automaticamente o valor da conta de origem em múltiplas linhas, conforme os percentuais do critério. Plano de contas envio (item do modelo) Tipo: seleção/autocomplete Obrigatoriedade: obrigatório
Critério Rateio
Documentação Técnica Critério Rateio Rotina do módulo Contabilidade que permite cadastrar as regras usadas pelo sistema para distribuir (ratear) automaticamente o valor de um lançamento contábil entre várias contas do plano de contas e centros de custo, em percentuais definidos pelo próprio usuário. 01 — VISÃO GERAL Visão Geral da Rotina A rotina “Critério rateio” permite cadastrar as regras que o sistema usa para distribuir (ratear) automaticamente o valor de um lançamento contábil entre várias contas do plano de contas e centros de custo, em percentuais definidos pelo próprio usuário. Cada critério de rateio é formado por um cabeçalho (código e nome do critério) e por uma lista de itens, cada um indicando uma conta contábil, um centro de custo e o percentual do valor total que será direcionado para aquela combinação. Observação importante Essa rotina é usada em conjunto com outras telas do módulo Contabilidade (lançamentos contábeis, lotes contábeis e geração de rateio off-line) que, ao referenciar um critério de rateio já cadastrado, aplicam automaticamente a distribuição percentual configurada aqui. 02 — VÍDEO TUTORIAL Vídeo Tutorial ▶ Tutorial em vídeo: ainda não disponível para esta rotina. 03 — PRÉ-REQUISITOS Pré-requisitos e Contexto de Acesso Para acessar a tela “Critério rateio”, o usuário precisa ter o perfil vinculado à permissão “ListViewDeCriterioRateio” (ID 259) — sem essa permissão, o item de menu “Contabilidade / Rateio / Critério rateio” não fica disponível. Para criar, editar, excluir ou exportar registros, são necessárias permissões adicionais e específicas para cada ação. Pré-requisito de negócio Antes de cadastrar um critério de rateio, é recomendável que o plano de contas e os centros de custo que serão usados nos itens do rateio já estejam cadastrados no sistema, pois o critério referencia diretamente esses cadastros. 04 — PASSO A PASSO Processo de Criação — Passo a Passo 1 Acessar a tela de Critério rateio O usuário acessa o menu “Contabilidade / Rateio / Critério rateio” e aciona a opção de novo registro. 2 Preencher os dados do cabeçalho do critério O usuário informa o código, o nome do critério e o tipo de execução do rateio. 3 Definir se o critério é segmentado por filial O usuário indica se o critério de rateio será aplicado de forma diferente por filial (com data de vigência) ou de forma única para toda a empresa. 4 Incluir os itens (linhas) do rateio Para cada linha, o usuário informa a conta contábil de destino, o centro de custo e o percentual do valor total que será direcionado para essa combinação. Se o critério for por filial, também informa a filial e a data de vigência de cada linha. 5 Salvar o critério Ao confirmar, o sistema valida se a soma dos percentuais de cada grupo (filial + data de vigência) fecha exatamente 100% e se as contas informadas atendem às regras de conta analítica/sintética. Se tudo estiver correto, o sistema grava o critério e exibe a mensagem “Critério de rateio inserida com sucesso.”. 05 — CAMPOS DA TELA Descrição de Cada Campo da Tela Código do critério de rateio Tipo: texto/número Obrigatoriedade: obrigatório Descrição: identificador numérico do critério de rateio, usado para referenciá-lo em outras rotinas (lançamentos, lotes contábeis, rateio off-line). Comportamento: aceita apenas valores numéricos; é convertido internamente para um número inteiro curto (Int16). Impacto: usado como referência em lançamentos contábeis, lotes contábeis e na geração de rateio off-line. Nome do critério de rateio Tipo: texto Obrigatoriedade: obrigatório Descrição: descrição/nome do critério, usado para localizá-lo nas telas de consulta. Comportamento: aceita busca por trecho do texto na tela de listagem. Impacto: exibido nas grades de listagem e consulta do critério de rateio. Tipo de execução do rateio Tipo: seleção Obrigatoriedade: obrigatório Descrição: define o tipo de execução do critério de rateio. Na importação por planilha, os valores aceitos são “S”, “C” ou “P” [informação não disponível na análise de código — validar com analista/vídeo do sistema o significado de negócio exato de cada sigla]. Comportamento: validado na importação por planilha; valor inválido impede a importação da linha. Impacto: influencia o comportamento de aplicação do rateio nas rotinas que o consomem. Critério de rateio por filial Tipo: seleção (Sim/Não) Obrigatoriedade: opcional (assume comportamento de critério único quando não é “Sim”) Descrição: indica se o critério terá itens diferentes por filial e data de vigência (valor 1) ou um único conjunto de itens válido para toda a empresa (valor 2). Comportamento: quando não é critério por filial, o sistema zera automaticamente os campos de filial e data de vigência de todos os itens ao salvar, mesmo que informados na tela. Impacto: determina se as rotinas que aplicam o rateio (lançamentos, lotes contábeis) filtram os itens por filial/data ou usam todos os itens do critério. Conta contábil do item Tipo: autocomplete/busca Obrigatoriedade: obrigatório por linha, quando a linha possuir dados de rateio Descrição: conta do plano de contas para a qual o percentual desta linha do rateio será direcionado. Comportamento: ao editar o critério, o sistema valida se a conta é analítica (ou, quando o parâmetro contábil correspondente estiver habilitado, se é sintética e analítica ao mesmo tempo); contas que não atendem à regra bloqueiam o salvamento. Impacto: usado para gerar os lançamentos contábeis rateados nas rotinas de lançamento e lote contábil. Centro de custo do item Tipo: autocomplete/busca Obrigatoriedade: obrigatório por linha, quando a linha possuir dados de rateio Descrição: centro de custo associado a esta linha do rateio. Comportamento: na importação por planilha, o sistema valida se o centro de custo existe e não está inativo. Impacto: usado para segmentar o lançamento contábil gerado por centro de custo. Percentual do rateio Tipo: número (percentual) Obrigatoriedade: obrigatório por linha, quando a linha possuir dados de rateio Descrição: percentual do valor total do lançamento que será atribuído a esta combinação de conta e centro de custo. Comportamento: a soma dos percentuais de todas as linhas de um mesmo grupo (filial + data de vigência) precisa fechar exatamente 100%; caso contrário, o sistema bloqueia o salvamento com mensagem de erro. Impacto: determina o valor